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The Project Management Information System for the Work Efficiency Improvement
The Project Management Information System for the Work Efficiency Improvement
Journal of the Korea Institute of Information and Communication Engineering. 2014. Jan, 18(1): 18-24
Copyright © 2014, The Korea Institute of Information and Commucation Engineering
This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution Non-Commercial License(http://creativecommons.org/li-censes/by-nc/3.0/) which permits unrestricted non-commercial use, distribution, and reproduction in any medium, provided the original work is properly cited.
  • Received : July 05, 2013
  • Accepted : August 12, 2013
  • Published : January 31, 2014
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지웅 류
Information Service Team, National IT Industry Promotion Agency, Daejon, 305-348, Korea
종철 송
Information Service Team, National IT Industry Promotion Agency, Daejon, 305-348, Korea
병주 문
Information Service Team, National IT Industry Promotion Agency, Daejon, 305-348, Korea
회경 정
Department of Computer Engineering, Paichai University, Daejeon 302-735, Korea
hkjung@pcu.ac.kr

Abstract
프로젝트의 성공적 수행을 위해 단계별 체계적 관리를 제공하는 사업관리정보시스템은 필수적이다. 그러나, 기존 관리시스템은 사업을 통한 공모과제들의 접수, 선정, 수행관리 등에만 초점이 맞춰져 있었으며, 사업 자체에 대한 관리는 전무한 실정이다. 본 논문에서는 공모과제의 관리뿐만 아니라, 시행사업에 대한 총괄관리가 가능한 하향식 전주기적 사업관리의 시스템화를 통해 연구성과를 체계적으로 관리함으로써 사업관리 업무의 효율성을 제고할 수 있는 방안에 대해 기술한다. 또한, 사용자의 특성에 맞는 차별화된 정보를 제공할 수 있는 사업관리정보시스템 구축을 통해 고객 맞춤형 서비스를 제공하는 환경에 대해 기술한다. 이러한 사업관리정보시스템을 활용함으로써 표준화된 체계적 사업관리를 가능하게 하고, 시스템간 연계를 통한 즉각적인 후속 업무 진행으로 업무 효율성을 향상시킬 수 있음을 적용 사례를 통해 확인한다.
Keywords
I. 서 론
우리나라 IT산업은 GDP의 10% 이상을 차지하는 중요한 산업으로 [1] , IT산업의 지속적 발전을 위해서는 기술경쟁력 강화를 위한 연구개발사업의 성공적 추진과 이를 위한 기반 마련이 절실히 필요하다. 한편, Chaos Report에서 발표한 IT프로젝트의 성공비율을 보면 일반적인 예상보다 휠씬 낮은 30% 내외의 성공률을 나타내고 있다 [2] . 일반적으로 IT프로젝트의 성공적 수행 요인은 사람, 프로세스, 그리고 기술에 관련된 요인이 제시되고 있으며, 이 중에서 가장 중요한 것은 명확한 요구사항 발굴, 명확한 목적과 목표 수립, 그리고 범위 설정, 현실적인 일정, 효과적인 프로젝트 기술 및 방법의 적용 등과 같은 프로세스에 관련된 요인이다 [3] . 이러한 프로젝트를 효과적으로 관리하기 위한 방안으로 미국의 경우는 프로젝트관리협회(PMI, Project Management Institute)가 프로젝트 관리에 대한 기본사항과 방법을 집대성하여 PMBOK(Project Management Body of Knowledge)이라는 지식체계 지침서를 마련하여 프로젝트 관리에 대한 국제 표준을 정하여 관리하고 있다 [4] . 국내에서는 특히, 정보기술 분야에 대한 프로젝트 관리를 위한 노력으로 IT-PMP(Information Technology Project Management Professional)를 제정하여 IT프로젝트 관리에 대한 전문지식과 실무경험에 대한 검증과정을 통해 효과적으로 IT프로젝트를 관리하고자 하는 노력을 기울이고 있다 [5] . 그러나, 기존 사업관리정보시스템의 경우에는 사업관리를 통해 성과를 극대화하고자 하는 목표로 만들어지기는 했으나, 개별적인 공모추진 과제의 관리에만 초점이 맞춰져 있었다. 또한, 추진되는 시행사업별로 상이한 프로세스를 가지고 있어 과제수행자 뿐 아니라 사업관리자들에게도 혼란을 초래 하는 실정이다. 따라서, 본 논문에서는 국가연구개발사업 중 우선적으로 정보통신분야의 사업들에 대한 단계별 표준 관리 프로세스를 제시하고, 시행사업 자체에 대한 관리에서부터 사업 시행에 따른 공모추진 과제들을 전주기적으로 관리할 수 있도록 하향식(Top-down) 사업관리에 필요한 절차와 요소를 적용한 사업관리정보시스템(PMIS, Project Management Information System) 개발을 통해 정보통신분야 연구개발사업관리의 업무 효율성 향상을 도모하고 그 효과성에 대해 검증한다 [6 - 7] .
II. 사업관리정보시스템의 필요성
정부에서 시행하는 국책 R&D사업은 일반적으로 사업에 대한 기획 · 평가 · 관리 등의 업무를 위탁하여 수행하는 전담기관에서 담당하며, 이러한 사업은 기획과정을 통해 연구과제의 주제를 정하고 공모를 통해 수행 기관을 선정하는 절차로 진행된다. 따라서, 전담기관에서는 사업을 통해 공모하고 선정된 과제를 관리하기 위한 사업관리정보시스템을 구축하여 운영하고 있다. 한편, 이러한 전담기관에서 사업을 통해 공모한 과제를 다시 해당 전담기관이 수행하는 경우는 사업관리시스템과 과제수행시스템이 동시에 필요하게 되지만, 대부분의 전담기관에서는 사업관리시스템에만 초점을 맞추고 있다. 본 논문에서는 사업의 life-cycle 전체에 대한 전주기적 사업관리의 온라인화를 통해 업무수행의 효율성을 제고하고, 연구성과를 체계적으로 관리할 수 있는 표준절차를 마련하며, 사업관리자, 과제수행자 뿐 아니라 평가위원 등 업무협조자들의 특성에 맞는 차별화된 정보를 제공할 수 있는 사업관리정보시스템 구축 을 통해 다양한 사용자의 요구에 부합되는 고객맞춤형 서비스를 제공하는 방안에 대해 설명한다. 또한, 이러한 사업관리정보시스템 구축을 통해 사업관리 프로세스의 체계화 및 즉각적인 통계/모니터링, 사업별 성과의 온라인 검증 및 관리를 통해 정보의 신뢰성 향상, 그리고 대내외 연관 시스템과의 연계를 통해 확장성 및 유연성을 확보함으로써, 업무 효율을 향상시킬 수 있는 방안과 효과성에 대해 살펴본다 [8] .
III. 사업관리정보시스템 설계
우리나라는 정보통신분야에 다양한 형태의 국책 R&D사업들을 추진하고 있다. 이러한 사업들은 관리측면에서 볼 때, 전담기관으로서 정부의 추진사업들을 직접 관리하는 사업형태와 他전담기관 또는 외부기관에서 시행하는 사업의 일부 과제를 수행하는 과제형태로 구분될 수 있다. 이러한 사업과 과제는 그림 1 과 같이 전담기관이 100% 직접 수행하는 경우와 재원 또는 사업내용의 일부 또는 전부를 수행기관을 선정하여 배분하고 이를 관리하는 경우의 4가지로 분류할 수 있다. 이렇게 다양한 사업과 과제들을 효과적으로 관리하기 위해서는 먼저, 사업과 과제에 공통적으로 적용될 수 있는 단계별 관리 프로세스의 표준 정립이 필요하다.
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사업 및 과제의 형태 Fig. 1 The Types of Program and Project
이러한 관리 프로세스의 표준 정립을 위해서 사업과 과제에 공통적으로 적용하는 프로세스와 수행기관을 선정하여 재원을 배분하는 경우에 적용할 수 있는 프로세스로 구분하여 정의할 수 있다. 본 논문에서는 그림 2 와 같이 사업과 과제의 수행에 있어 공통적으로 적용될 수 있는 ‘Mega프로세스’와 시행사업의 추진에 따른 공모과제에 대해 수행기관을 선정하고 관리하는 ‘과제관리프로세스’로 각각 정의한다.
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Mega프로세스와 과제관리프로세스 Fig. 2 Mega Process and Project Management Process
Mega프로세스는 기관에서 수행하는 모든 사업과 과제에 공통적으로 적용되는 프로세스로서, 그림 3 과 같이 사업/과제를 기획, 생성하는 사업계획, 기본정보와 사업비를 관리하는 사업협약, 수행활동 및 변경이력을 관리하는 사업수행, 결과보고 및 정산 등을 관리하는 사업결과, 사업을 통해 창출되는 성과입력과 현황을 관리하는 사업성과의 5단계 프로세스로 구성된다. 그리고, 과제관리프로세스는 사업 및 과제를 통한 Mega프로세스를 수행함에 있어 공모추진 등을 통해 과제의 수행기관을 선정함으로써 재원을 배분하고, 이에 대한 관리가 필요한 경우에 적용되는 프로세스로서 수요조사 및 RFP 등록 등의 과제기획, 발굴된 과제를 공고하고 신규과제를 선정하기 위한 절차를 관리하는 공고 및 접수, 접수과제를 평가하여 적절한 기관을 선정하는 선정 평가, 선정된 과제에 대한 협약체결, 중간점검 및 협약 변경 등의 수행관리, 결과보고 및 최종 평가에 대한 결과평가, 과제수행에 따른 사업비 정산 및 기술료 납부 등에 대한 사후관리, 창출된 성과의 등록과 검증 및 추적관리 등에 대한 성과관리의 8단계 프로세스로 구성 된다.
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Mega프로세스와 과제관리프로세스 세부 항목 Fig. 3 The Components of Mega Process and Project Management Process
앞서 설명한 Mega프로세스 및 과제관리프로세스를 각 사용자 그룹(사업관리자, 과제수행자, 평가위원)의 업무진행 절차별로 살펴보면 그림 4 와 같다. 사업관리자는 Mega프로세스에 대한 진행현황을 정부 등 사업시행자에게 보고하고, Mega프로세스 수행 중 공모를 진행하는 과제관리프로세스가 있는 경우, 이 공모과제들 에 대한 기획, 공고 및 선정 등 수행관리를 진행하며, 총괄책임자 등 과제수행자는 접수 후 단계별 진행 상황 및 산출물을 사업관리자에게 보고하게 된다. 그리고, 평가위원은 위원회 구성을 통해 선정 및 결과평가에 참여하게 된다.
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전체 프로세스 요약도 Fig. 4 The Block Diagram of the whole processes
IV. 사업관리정보시스템 구현
본 논문의 사업관리정보시스템은 전자정부프레임워크를 기반으로 하고, 윈도우 기반의 웹 환경에서 작동 할 수 있도록 Java를 이용하여 개발하였다. 데이터베이스는 Oracle 11G를 사용하며, 서버의 서비스 환경은 AIX 6.1환경이며, 사용자는 일반적으로 Windows의 IE 9 환경에서 서비스를 활용한다.
본 사업관리정보시스템의 구조는 그림 5 와 같이 크게 5가지 기능으로 구성된다. 즉, 접속 초기화면에서 할당된 업무 등을 알려주는 My Project와 매뉴얼 및 알리미 등의 포털 기능, 그리고 사업별 수행 프로세스를 관리하는 통합사업관리 기능, 성과의 설정에서부터 입력, 검증 및 추적관리를 담당하는 성과관리 기능, 전자결재 등 경영관리시스템과 홈페이지 등 내부시스템과의 연계를 담당하는 내부연계 기능, NTIS와 e-R&D 등 타 기관의 대외 관련시스템과 연계를 위한 외부연계 기능으로 구성되어 있다.
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시스템 구조도 Fig. 5 The Structure of System
본 논문의 사업관리정보시스템은 일반적인 사업관리정보시스템이 가지는 과제관리를 위한 기본정보 제공 이외에 다음과 같은 세가지의 특징적인 장점을 가지고 있다. 첫째, 사용자 계층에 따른 맞춤형 서비스를 제공하며, 둘째, EDMS(전자문서관리시스템)를 통한 Paperless 환경이며, 셋째, 기관내 업무시스템과의 연계를 통한 업무 통합이다.
먼저, 본 사업관리정보시스템은 사용자 로그인시 접속된 사용자 분석을 통해 계층별로 각기 차별화된 메뉴화면을 제공함으로써 사용자 적응형 서비스를 제공한다. 사용자 계층은 크게 사업관리자(부서장, 팀장, 사업담당자), 과제수행자(총괄책임자, 공동책임자, 실무담당자) 및 평가자(평가위원)의 세가지 분류로 구분되며, 통계화면, 정보등록화면, 평가화면 등 사용자의 업무에 맞는 차별화된 UI환경을 제공한다. 두 번째로, 사업의 기획에서부터 공고, 접수, 평가, 협약 등 모든 업무 단계별 프로세스에 대한 온라인화와 EDMS를 활용한 100% Paperless 환경으로 설명할 수 있다. Paperless 주요 적용 단계는 과제접수, 과제평가, 전자협약의 세가지로서, 먼저, 전산접수를 통해 공모추진 과제의 사업계획서 정보를 접수받고 이를 PDF변환을 통해 평가위원에게 제공하며, 평가위원은 본인인증과 평가표 전자서명을 통한 전자평가를 실시한다. 이후, 선정된 과제의 수행기관과 전담기관 간 전자협약을 실시한다.
이러한 Paperless 환경의 장점은, 편의성 증대와 함께 정보전달에 있어서 위변조방지를 통한 보안성 강화, 신뢰성 증대 등을 들 수 있다. 특히, 전산접수에 있어 기존 문제점은 시스템상의 접수정보와 첨부로 제출된 사업계획서 파일간의 정보 불일치성에 대한 논란이 있어 왔다. 즉, 이 두 부분의 정보가 다르게 입력된 경우 어느쪽의 정보를 우선하는가에 대해 논란의 소지뿐 아니라 중복 입력에 대한 번거로움이 존재하여 왔다. 이러한 문제점 해결을 위해 본 논문의 사업관리정보시스템은 전산접수 정보영역(기본정보, 목적 및 내용, 기관정보, 참여인력, 사업비 편성, 장비정보)과 첨부접수 정보영역(전산접수 정보 외 기타 정보)을 분리하고, 시스템에서 두 정보를 PDF 병합하여 처리함으로써 정보 불일치에 대한 논란 제거와 동시에 중복 입력에 대한 번거로움을 해소하였다. 한편, 전자평가에 있어서 가장 중요한 요소는 바로 평가위원 본인이 직접 평가에 참여했는지를 인증하는 부분이다.
이러한 문제점 해결을 위해 본인인증 모듈(휴대전화, 신용카드, 공인인증서를 통한 본인인증)을 통해 평가 시작과 종료 시점에 인증토록 함으로써 전체평가에 참여했음을 확인할 수 있도록 하였다. 마지막으로, 사업관리정보시스템과 기관 내부업무시스템인 전자결재, 회계처리 등 경영관리시스템 등과 정보를 연계함으로써 원스톱 업무처리가 가능하도록 하는 동시에 일부 기능의 경우(예, 평가위원 위촉 협조 요청 등)에는 별도의 내부결재를 대체함으로써 업무 진행의 편의성을 제고하였다.
V. 사업성과관리시스템의 효과성 분석
본 논문의 사업관리정보시스템 도입 전후의 Mega프로세스와 과제관리프로세스에서의 업무 수행 소요시간을 분석한 결과, 오프라인 작업에 의한 첨부파일 생성 및 내부결재 기안문 별도 생성 등을 진행하던 기존 업무 수행에 비해 내부결재 및 경영시스템(회계관리)과의 연계를 통한 업무의 연속성을 제공함으로써 업무 소요 시간을 평균 50%로 단축하는 등 효율성이 대폭 향상된 것으로 분석되었다.
가장 획기적으로 단축된 부분은 성과관리로 기존 오프라인 작업에 의한 설문지 배포, 수거, 과제별 성과의 엑셀 DB화, 수작업에 의한 검증 등 별도의 성과조사 및 분석 용역을 통해 이루어질 수 밖에 없던 작업을 온라인 성과입력과 실시간 검증을 적용함으로써 기존 1달이상 소요되던 업무를 5일 이내로 단축하는 등 업무 효율이 획기적으로 향상되었다. 이를 통해 성과분석 용역기관에서는 실질적인 성과분석 업무에 집중함으로써 성과분석의 질적 향상을 도모할 수 있는 성과를 거두었다.
추가적으로, 프로세스 단계별 진행에 따른 효율성 이외에 paperless를 통한 사업관리 업무의 효과는 표 1 과 같이 서류 보관 및 통계자료 작성에 소요되는 시간적, 공간적 효율성 및 보안강화 뿐 아니라 분실에 대한 위험성 제거 등 부가적인 장점도 발생됨으로써 효율적인 사업관리업무가 가능하게 되었다.
업무처리 비교표Table. 1 The comparative table of the work processes
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업무처리 비교표 Table. 1 The comparative table of the work processes
마지막으로 본 논문의 사업관리정보시스템에 대한 사용자 만족도 설문조사를 통해 요소별 효과성에 대한 분석을 실시하여 표 2 와 같은 결과를 얻을 수 있었다.
업무사용효과 분석 총괄표Table. 2 The Analysis table of effectiveness
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업무사용효과 분석 총괄표 Table. 2 The Analysis table of effectiveness
먼저, 시스템에 대한 실효성을 평가하기 위해서는 실질적인 사용자(사업관리자, 과제수행자)를 대상으로 하며, 시스템 활용을 통한 업무향상, 시스템에서 제공하는 정보의 적절성, 시스템의 편리성, 그리고 전반적인 사용자의 만족도를 조사해야 한다. 이를 위해, 공통 요소로 사용자경험도, 시스템 사용효과(시스템 활용을 통한 업무향상 여부), 정보내용 품질(시스템 활용을 통한 정보의 적시성, 적절성), 시스템 품질(시스템의 편리성과 안정성), 사용자의 전반적인 만족도, 그리고 마지막으로 시스템 활용도(업무수행의 전후비교)로 구분하여 사용효과 분석을 위한 설문항목으로 정의하였다. 설문에 의한 효과성 분석 결과, 전반적으로 3점대 초중반의 평점으로 조사가 되었으며, 시스템 사용에 따른 효과성과 시스템 도입에 따른 정보전달의 품질에 대해서는 3.4점대로 시스템 사용에 따른 업무효율의 효과성은 존재하는 것으로 분석되었으나, 시스템의 안정성, 사용편의성 등 품질에 대해서는 아직 시스템 도입의 초기라는점 때문에 2.8점대로 기대치보다 낮은 결과를 보였다. 사용자의 만족도는 기존 사업관리정보시스템에 비해서 웹을 통한 활용 및 UI개선 등으로 3.4점대로 타 항목과 유사한 점수를 보였으며, 시스템 활용도에 대해서는 사업 수행을 위해서는 필수적으로 사용해야 되는 점 등이 작용하여 3.5점대로 타 항목에 비해 비교적 높은 점수가 나온 것으로 분석된다.
VI. 결 론
본 논문에서는 정보통신분야 연구개발사업의 추진과 사업의 시행에 따른 공모추진 과제들의 관리에 있어 life-cycle 단계별 전주기 프로세스를 정의하고 이를 관리할 수 있는 사업관리정보시스템을 구현하였다. 특히, 시행사업에 대한 업무 단계들(사업계획, 사업협약, 사업수행, 사업결과, 사업성과)을 Mega프로세스로, 공모 추진 과제관리에 대한 업무 단계들(과제기획, 공고, 접수, 선정, 협약체결, 수행관리, 결과, 사후관리, 성과관리)을 과제관리프로세스로 정의함으로써 모든 형태의 사업 및 과제에 대해 적용할 수 있는 표준 관리 프로세스를 제안하였다.
이처럼 하향식 전주기적 사업관리 구조를 통해 시행사업에 대한 총괄 성과목표의 설정 아래, 공모추진 과제들의 개별 성과를 관리함으로써 연구성과를 단계별, 체계적으로 관리할 수 있는 방안을 제공하였으며, 전자 문서 유통을 통한 접근통제로 정보보안을 강화하고, 문서 등 정보들의 시스템 보관을 통한 서류공간 불필요, 즉각적인 통계기능, 분실방지 등 관리업무의 개선방안과 경영관리시스템과의 연동을 통한 원스톱 업무수행 서비스 제공으로 사업관리 업무에 소요되는 시간을 단축함으로써 업무 효율성의 향상을 도모할 수 있는 사업관리정보시스템의 구축과 그 효과성에 대해 제시하였다. 마지막으로, 본 논문에서 제시한 Mega프로세스와 과제관리프로세스는 시행사업 자체에서부터 사업시행에 따른 공모추진과제의 관리에 이르기까지의 사업관리 全 프로세스로, 이는 정보통신분야 이외에 他분야 사업에도 공통적으로 적용될 수 있는 국가시행사업의 표준 관리 프로세스로서 기존의 시행사업간 프로세스 상이로 인해 제기되었던 문제점을 해결할 수 있는 방안이 될 것으로 기대된다.
향후 연구로는 전자평가에 있어서 강화된 본인인증을 통해 화상회의와 연계한 원격지 발표평가를 실현하고, 지속적으로 제기되는 시행사업의 추진체계 변경 등에 대응할 수 있도록 유연한 시스템의 구성을 향후 연구방향으로 계획하고 있다.
BIO
류지웅(Jee-Woong Ryu) 2001년 한양대학교 기계공학부(공학사) 2003년 한국과학기술원 정보통신공학과(공학석사) 2012년 배재대학교 컴퓨터공학과(공학박사) 2003년-현재 정보통신산업진흥원 책임연구원 ※관심분야 : 정보시스템, 사업관리, 멀티미디어 정보처리, XML, Cloud Computing
송종철(Jong-Cheol Song) 1997년 광운대학교 컴퓨터공학과(공학사) 1999년 광운대학교 컴퓨터공학과(공학석사) 2007년 배재대학교 컴퓨터공학과(공학박사) 1999년-2003년 한국전자통신연구원 선임연구원 2003년-현재 정보통신산업진흥원 수석연구원 ※관심분야 : Semantic Web, XML, 서버 가상화, 가상 데스크탑, 클라우드 컴퓨팅
문병주(Byung-Joo Moon) 1990년 부산대학교 전자공학과(공학사) 2000년 충북대학교 전산학과(공학석사) 1991년-2003년 한국전자통신연구원 책임연구원 2003년-현재 정보통신산업진흥원 정보서비스팀장 ※관심분야 : 정보서비스, Web Service, ERP, KMS, PMS, 가상데스크탑, 빅데이터
정회경(Hoe-Kyung Jung) 1985년 광운대학교 컴퓨터공학과(공학사) 1987년 광운대학교 컴퓨터공학과(공학석사) 1993년 광운대학교 컴퓨터공학과(공학박사) 1994년~현재 배재대학교 컴퓨터공학과 교수 ※관심분야 : 멀티미디어 문서정보처리, XML, SVG, Web Services, Semantic Web, MPEG-21, Ubiquitous Computing, USN
References
2012 “IT Industry annual report 2012” ITFIND
2009 “The Standish Group Chaos Report” The Standish Group International, Inc.
Scott W. Ambler 2011 “The Software Process Improvement” Ambysoft
2000 "A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)"
Kim Hyunsoo , Ahn Yoensik , Kim Dongsoo 2012 “Project Management” etnews
Ryu Jeewoong , Song Jongcheol , Moon Byungjoo , Jung Hoekyung 2012 “The Project Management Information System for Effective Project Management” KSIME Summer Conference 684 - 693
Ryu Jeewoong , Song Jongch대l , Moon Byungjoo , Jung Hoekyung 2012 “A study on R&D project evaluation system for enhancing work effectiveness” KIICE Fall Conference 515 - 517
DeLone William H. , McLean Ephraim R. 1992 “Information system succeed: The quest for the Dependent Variable” Information Systems Research