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A Study on the Management of the Chunhyang Festival Records
A Study on the Management of the Chunhyang Festival Records
Journal of the Korean BIBLIA Society for library and Information Science. 2014. Mar, 25(1): 397-420
Copyright © 2014, Korean Biblia Society for Library and Information Science
  • Received : February 02, 2014
  • Accepted : March 03, 2014
  • Published : March 30, 2014
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지희 문
전남대학교 대학원 문헌정보학과(jhloverdw@naver.com) (제1저자)
우권 장
전남대학교 문헌정보학과 교수(wk1961@jnu.ac.kr) (교신저자)
Abstract
이 연구는 지역축제기록물관리의 중요성을 인식하고, 한국에서 가장 오랫동안 지속된 축제 중 하나인 춘향제를 중심으로 남원 춘향제 기록물관리현황에 대해 조사·분석하였다. 그 결과 나타난 문제점에 대한 개선방안을 제시하였다. 춘향제 기록물관리의 문제점은 첫째, 민관협력체제의 부재와 춘향제전위원회의 한시성, 둘째, 축제기록물관련 조례의 부재, 셋째, 체계적인 문서관리의 부재, 넷째, 기록관리 전문인력 및 기록관 운영의 부재로 나타났다. 따라서 춘향제 기록물이 통합적으로 관리될 수 있는 관리방안을 제시하였다.
Keywords
1. 서 론
- 1.1 연구의 배경 및 목적
지역축제는 전반적으로 지역사회와 지역문화에 많은 영향을 끼치고 있다. 해마다 개최되는 지역축제는 끊임없이 증가되고 있으며 경제적·사회문화적 효과를 생산하고 있다. 경제적인 효과는 일자리 창출과 지역특산물 판매 촉진등이며, 관광객 유치를 통해 지역관광을 활성화 시킨다. 사회문화적으로는 많은 사람들에게 문화적·정서적 유익을 전해주며, 새로운 놀이문화와 지역문화를 형성한다. 이와 같이 지역축제는 많은 예산과 인력이 투입되어 많은 효과를 내고 있는 반면, 그에 대한 기록물관리는 제대로 이루어지고 있지 않다.
문화관광축제를 찾은 관광객은 2000년 1,170만명에서 2011년 2,686만명으로 약 2.3배 증가하고 있다. 전국 각지에서 많은 사람들이 모이고, 또한 연속적으로 매년 이루어지는 행사인 만큼 꾸준한 기록물의 생산·관리·보존이 이루어져야 한다. 생산된 기록물의 체계적인 관리는 다음해 축제를 준비하는 밑거름이 될 뿐만 아니라 소중한 기록의 자산이 될 수 있다.
문화예술의 사회적 가치가 증대되면서 축제에 대한 관심과 축제기록물의 가치 또한 높아지고 있다. 하지만 지역축제기록물의 잠재적 가치와 활용에 대한 인식과는 달리 지역축제기록물에 대한 관심은 현저히 낮다. 실제 축제기록의 수집․보존과 활용을 위한 법과 시스템은 부재한 상황이다. 현재 기타 정부산하의 영속성을 지닌, 비록 통폐합이 빈번히 이루어지더라도, 적어도 그 업무가 항구적으로 이어지는 기관들은 「공공기록물관리에관한법률」에 의해 업무관리시스템인 BRM기반에 단위과제별 전자문서의 자동생산, 기록관 설립 및 기록관리시스템의 도입, 영구기록물관리기관과의 연계와 체계적인 이관 및 많은 제도적인 기반이 이루어지고 있다( 홍성희 2009, 7 ). 하지만 춘향제전위원회와 같은 한시적 기관은 잦은 인사이동과 전문가의 부재, 체계적인 기록물관리를 위한 제반시설의 취약성 등으로 기록물관리에 대한 전체적인 통합관리가 어렵다.
춘향제 1) 는 한국에서 가장 오랫동안 지속된 축제 중 하나로 역사가 가장 깊지만 현재 민·관 협력체제로 인해 「공공기록물관리에관한 법률」에서 기록물 범위에 포함되지 않아 관리가 제대로 이루어지고 있지 않다. 또한 잦은 축제 주최기관의 변경과 주최기관의 한시성으로 인해 체계적인 기록관리에 많은 어려움이 있다.
따라서 남원춘향제가 ‘최고(最高)’의 축제로 기억되고 이를 계승·발전하기 위해서는 꾸준한 기록물관리가 이루어져야 한다. 이 연구는 남원 춘향제에 대한 기록물관리현황의 조사·분석을 통해 나타난 문제점을 살펴보고 이를 해결하기 위한 기록물관리의 개선방안을 제시하고자 한다.
- 1.2 연구의 범위 및 방법
이 연구의 범위는 춘향제를 통해 생산된 공공기록으로 한정하며 춘향제 기록물의 체계적인 관리방안을 마련하기 위해 다음과 같은 연구방법을 이용하였다.
첫째, 지역축제, 남원 춘향제, 민간기록물관리에 대한 문헌조사를 실시하였다. 문헌조사는 관련 서적, 발표자료, 학위논문, 학술지, 신문, 홈페이지 등을 참고로 하였다.
둘째, 춘향제전위원회와 춘향제 관련 조직을 현장조사 하였다. 현재 춘향제를 주최하는 춘향제전위원회를 중심으로 하였으며, 「남원시 춘향제 조례」와 「남원시 기록관 운영지침」을 기준으로 인터뷰를 통해 현재 춘향제 기록물관리 현황에 대해 알아보고 이에 따른 문제점과 개선방안을 제시하였다. 또한 춘향제전위원회 뿐만 아니라 춘향문화선양회와 남원시청을 방문해 과거 춘향제 기록물관리 현황에 대해 알아보고 앞으로의 춘향제 기록물관리를 위한 계획을 참고하였다.
2. 지역축제 기록물과 춘향축제
- 2.1 지역축제 기록물의 정의 및 관리
- 2.1.1 지역축제기록물 정의
지역축제란 ‘지역사회의 문화적 정체성에 근원을 둔 문화제, 페스티벌, 예술제, 제전, 경연대회 등 다양한 형태로 개최되는 지역의 모든 축제’이다( 이태희 2011, 9 ). 문화체육관광부에 따르면 2012년 우리나라의 시·도별 개최된 지역 축제는 758개로 현재도 계속하여 증가하고 있다( 문화체육관광부 2013 ).
축제기록은 축제 활동 속에서 생산된 문서·전자문서·홍보물·사진·동영상·행정박물·구술기록 등으로, 축제의 전 과정에 걸쳐 생산되는 중요한 자료이다( 김은아 2009, 10 ). 지역 축제는 지역사회의 문화와 전통·주체성 등과 직결되는 것이며, 축제기록은 그 특성상 현용단계를 지나게 되어 문화나 역사기록으로서 가치를 지니기 이전, 즉 현용단계에서의 정보이용이 활발한 기록이며, 정보제공의 측면에 있어서 재편집 및 재가공이 되는 기록들이 많이 기관에서 생산되는 원래의 기록이 아닌 가공된 기록들 역시 축제기록의 범주에 넣을 수 있어야 한다( 양월운 2009, 89 ).
지역축제를 통해 생산되는 축제기록은 축제운영과 관련된 행정기록 뿐만 아니라 축제가 진행되는 현장에서 생산·축적되는 모든 행사기록까지 일컬으며, 지역문화행사와 관련되어 생산된 모든 행정기록과 행사기록을 포괄하는 개념이다( 이진아 2013, 14 ).
따라서 지역축제기록은 축제의 전 과정에서 생산되는 문서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(행정적·역사적·문화적·예술적가치가 높은 기록물) 등을 포함한다.
- 2.1.2 지역축제기록물 특징 및 관리
생산된 지역축제기록물은 그 지역의 역사와 사회·문화를 담고 있는 지역사회의 자산으로써 지역사회를 활성화시키는 역할을 한다. 이러한 지역축제기록물의 특성을 살펴보면 다음과 같다.
첫째, 지역축제기록물의 종류는 다양하다. 축제의 종류도 다양하기 때문에 그에 따른 기록물 또한 다양하다. 생산되는 기록물은 문서, 이미지, 음성, 동영상, 구술기록, 행정박물, 홈페이지등을 포함한다. 또한 비정형적인 특성을 지니고 있기 때문에 이에 따른 수집과 관리·보존·활용도 다양한 방식으로 이루어져야 하며, 축제의 이용환경이 다양화됨에 따라 기록물의 종류 또한 점점 더 다양해지고 있는 추세이다( 김은실 2010, 16 ).
둘째, 다양한 공연예술의 형태로 현장성을 지닌다. 공연예술이란 현장성과 순간성을 지닌다고 할 수 있다. 그렇기 때문에 기록으로 남기지 않으면 순간적으로 없어지고, 복제가 되지 않는 현장기록이므로 보다 체계적인 기록관리를 해야 한다. 또한 이렇게 축적된 기록은 예술문화 유산이 됨으로써 이를 체계적으로 분석해서 보존·관리하면 한 지역의 문화적 독자성과 예술의 창작적 특성을 발견할 수 있다. 이를 잘 보존할 경우 제2의 공연예술을 만드는데 많은 도움을 줄 것이다( 이진아 2013, 17 ).
셋째, 기록은 지역축제의 전 과정에서 이루어진다. 지역축제기록물은 축제 준비과정에서 부터 축제 진행기간, 그리고 축제가 끝난 후 평가까지도 기록으로 남겨야 한다. 왜냐하면 지역축제는 많은 예산과 인력이 투입되어 이루어지며 지역 사회에 많은 이점을 남기는 행사로 그만큼 투명성과 신뢰성이 가장 중요하다. 축제가 연중 계속되는 행사가 아닐지라도 기획에서부터 평가까지 꾸준하게 기록으로 남겨야 하며 이러한 기록은 다음해의 축제에 밑거름이 되어 문제점과 개선점을 제시하는데 큰 역할을 한다.
그러나 현재 지역축제관련 기록물들은 충분히 기록으로서의 가치가 있음에도 불구하고 공공기록물과 달리 저평가되고 있다( 양월운 2009, 93 ). 하지만 현대사회에서 지역축제는 제의적, 의례적인 역할 뿐만이 아니라, 지역사회의 소통 기능, 경제적 기능, 전통문화 보존 기능, 관광 기능 등이 강화되고 있다. 이러한 긍정적인 기능에 비추어볼 때 축제기록은 지역 발전을 위해 꾸준하게 관리되어야 한다.
따라서 축제의 전 과정을 기록으로 남겨 사회적 공공자원으로 공유한다면, 행정적·운영적인 측면, 그리고 축제 진행에 관한 전반적인 흐름을 공유함으로써 축제의 전문성은 더 향상되고 체계적인 축제 진행을 위한 지침서가 될 수 있다. 기록물의 진정한 가치는 생산하고 수집·보존하는 데에만 있는 것이 아니라 이를 활용하는 데 있다. 축제의 목적과 특성에 따라 전체적인 내용과 구조는 약간씩 다를지라도 공공재로써 다양한 공공기관과 민간업체들이 축제기록을 공유할 수 있다면 전문연구자료로써 활용이 가능하고, 지방정부의 파행적 운영을 피할 수 있으며, 지역민의 참여도를 높일 수 있을 것이다. 또한 이러한 기록은 최종적으로 각 지역의 역사와 문화가 될 것이다.
- 2.2 춘향제의 주체
춘향제는 남원만의 축제가 아니라 전국적인 관심 속에서 이루어지고 있는 축제이다. 오랜 시간동안 춘향제가 성장할 수 있었던 이유는 춘향제를 주관하고 주최하는 이들의 끊임없는 관심과 노력이 있었기 때문이다. 춘향제는 제1회 때부터 현재 83회까지 축제 주관 조직에 많은 변화가 있었다. 누가 축제를 주관했느냐의 문제는 축제의 성격을 판단하는데 많은 영향을 끼친다. 춘향제는 그 주관이 ‘권번 → 국악원 → 남원군 → 전라북도 → 남원시 → 사단법인 춘향문화선양회 → 춘향제전위원회’의 순으로 계속하여 변화하였으며 현재 주관은 춘향제전위원회, 주최는 남원시와 사단법인 춘향문화선양회로 실질적인 축제의 전체 총괄은 남원시에서 구성한 춘향제전위원회를 중심으로 이루어진다.
이러한 축제 주관의 변화는 춘향의 신분과 춘향정신을 어떻게 인식하는가 하는 문제뿐만 아니라, 춘향제의 축제에 대한 전반적인 흐름에도 영향을 끼친다. 과거에는 관(官)과 민(民)을 대립관계로 인식하였지만 현재는 대립적인 관계보다는 상호보완적인 관계로 생각하는 경우가 대다수이다. 또한 춘향제는 그 규모가 커지면서 예산지원이나 축제 진행과정에 필요한 인력 충원의 측면에서 관의 행정적, 재정적 지원이 절대적으로 요구되는 상황이기 때문에 민간단체 단독으로 진행하기에는 많은 어려움이 존재한다. 그렇기 때문에 과거 관에서 민으로, 다시 관주도로 흐름이 바뀌었음을 알 수 있다( 안한수 2001, 69, 195 ).
춘향제는 점차 전국적인 규모의 축제로 발전하고 있으며 현재 춘향제 개최주체는 ‘춘향제전위원회’로 남원시의 주도하에 이루어지고 있다.
이러한 노력의 결과 춘향제는 주민들에게 다양한 문화·예술과 접촉할 수 있는 기회를 제공함으로써 지역주민들이 문화를 즐길 수 있는 기회를 확대시켰으며, 남원시만의 독특한 문화계발과 전승으로 이어졌다.
- 2.3 선행 연구
지역축제에 대해서는 기록물관리에 관한 연구뿐만 아니라 특성상 경제적, 사회적, 문화적인 부분들에 있어서도 끊임없이 연구되고 있다. 다음은 축제와 관련된 연구의 사례이다.
김은아(2009) 는 수원시의 공공기관 및 민간기관에서 주최하는 모든 축제에서 생산되는 축제기록을 관리하는 방안을 마련하고, 축제기록 관리 방안에 따라 수집된 기록을 효율적으로 활용할 수 있는 모형을 제시하였다.
이진아(2013) 는 부산광역시를 중심으로 축제추진조직인 부산문화관광축제조직위원회의 기록관리 사례를 통해 축제기록관리의 문제점을 발견하고 이를 바탕으로 축제추진조직이 실제로 적용할 수 있는 축제기록관리의 개선과 활용방안을 도출하였다.
유목화(2012) 는 남원의 핵심적인 축제인 춘향제를 연구의 대상으로 춘향제의 성립과 변화에 대해 역사적 전개 양상을 고찰하였다. 하지만 단순 고찰이 아니고, 이 과정 속에서 형성된 춘향 이미지의 생산과 소비까지 범위를 확대하였고, 더 나아가 춘향제의 축제 위상과 문화적 의미를 도출하였다.
춘향제에 대해서는 역사적 고찰과 문화적 연구는 있었으나 기록물관리에 대한 연구는 없었다. 춘향제는 겉보기에는 민간주도 조직처럼 보이지만 축제 과정을 살펴보면 관주도의 성격이 강하며, 축제가 주최된 시점 또한 1930년대 시작으로 오랜 역사를 지니고 있기 때문에 더욱더 체계적인 기록관리를 위한 관리방안이 필요하다. 따라서 이 연구에서는 춘향제 축제조직위원회에 적합한 기록물관리방안을 제시하고자 한다.
3. 춘향제 기록물관리 현황
- 3.1 과거 춘향제 기록물관리 현황
- 3.1.1 시대별 춘향제 생산기록물의 종류
과거 춘향제 기록물은 오랜 역사를 지닌 춘향제의 특성에 비해 현존하는 기록물의 양은 적다. 일제 수난기와 광복과 혼란기를 거치며 제대로 된 춘향제를 치르기란 어려웠으며, 축제가 이루어졌다고 하여도 시간이 흐름에 따라 보관이 정상적으로 이루어지지 않아 분실되고 폐기된 기록이 대다수이다. 또한 관에서 주도할 때와 민간주도 시기의 기록물의 양도 많지 않다. 춘향제는 그 특성상 1년 동안 이루어지는 행정적 업무가 아니며 축제의 특성상 3~4일 동안 이루어지는 행정으로 꾸준한 기록물관리가 이루어지지 않았다. 이는 현재에도 발생되고 있는 문제점이기도 하다. 또한 지역축제는 그 지역의 역사·문화·생활상을 보여주는 살아있는 기록물의 가치를 지니고 있지만 중앙과 지방의 기록물관리기관에서는 중요하게 인식하지 않아 관리가 제대로 이루어지지 않았다. 과거 춘향제의 기록물은 남원의 역사적 가치뿐만 아니라 축제의 최고(最古)기록물로서 가치를 지니고 있다.
현재 남아있는 과거 춘향제 기록물에서 문서류는 춘향문화선양회가 보관하고 있는 행정문서, 춘향제 관련 행사 기록으로 춘향선발대회 참여자 명단과 수상자 기록, 민간주도시기의 행사 종류, 예·결산 내역, 춘향제 평가보고서 등이며, 시청각류는 춘향제 행사 사진, 동영상 등이다. 이 기록물은 현재 전자화가 되어 있지 않고, 공개가 되지 않아 기록물의 상태 확인은 어렵다. 또한 구술기록으로는 참여자들의 음성녹음, 관람객의 녹음 등이 존재하나 이 역시도 확인은 어렵다.
<표 1> 은 시대별로 생산된 기록물의 유형과 내용을 정리하여 기술한 것이다( 안한수 2001, 79-184 ; 서정섭 2011 ).
- 3.1.2 춘향제 기록물관리 실태
과거 춘향제 기록물에 대한 현재 보존중인 기록은 거의 없다. 제도적인 측면에서 기록물을 보존해야 하는 법적 근거도 존재하지 않으며, 주최기간의 잦은 변경으로 인해 체계적인 기록물관리에 많은 어려움이 존재한다. 또한 춘향제의 시작은 1930년대로 일제강점기와 광복 때의 춘향제는 사실상 실질적인 내용에 대해 알 수 없으며 몇 가지 단서를 통해 짐작해 볼 수 있는 수준이다. 그렇기 때문에 현재 남아 있는 과거 춘향제의 주요 기록은 대부분 시간이 흐른 뒤 춘향제의 의미를 되살리고자 그 당시 축제에 참여했던 사람들과 자손들에 의한 구술기록 수집과 신문기사가 대부분이다( 서정섭 2011, 144-155 ).
또한 현재 남아있는 과거의 기록물은 춘향문화선양회가 춘향제를 주최하던 시절의 기록물로 춘향문화선양회가 기록물을 보관중이나 이 또한 역시 제대로 된 보존시설 및 장비를 갖추고 있지 않다. 특히 기록물을 공개하지 않기 때문에 현재 보존 상태를 확인할 수 없으며 어떤 자료가 남아 있는지조차도 알 수 없다. 현재 남원시는 춘향문화선양회에 기록물을 공개하고, 남원시에 이관을 해 전자문서화하여 오랫동안 보존할 수 있는 방안을 제안했으나 아직 합의점을 찾지 못한 상황이다. 선양회 측은 자체적으로 과거 오디오테이프, 동영상 자료 등 재생이 어려워지기 전에 USB 등에 보관하기 위한 방안을 추진 중이다.
시대별 기록물의 유형 및 내용
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시대별 기록물의 유형 및 내용
- 3.2 최근 춘향제 축제기록관리 현황
- 3.2.1 기록물의 생산과 보존
춘향제 축제는 춘향제전위원회 주관을 중심으로 남원시청, 보건소, 농업기술센터, 환경사업소, 상수도사업소, 춘향제전위원회 등의 공공기관과 민간기관에서 주최·후원하고 있다. 이렇듯 남원 춘향제는 공공기관과 민간기관이 함께 기획하기 때문에 생산되는 기록 또한 방대하며, 축제기록을 생산·수집·보존하는 데는 많은 어려움이 발생한다. 이에 따라 축제기록을 관리·보존하기 위해서는 여러 가지 문제점들을 고려해야 할 것이다. 이를 위해 생산적이고 효율적인 지역 축제 추진을 위한 업무프로세스가 ‘사전준비단계’ → ‘기본 및 세부계획수립’ → ‘실행전략’ → ‘축제운영’ → ‘평가’ 순으로 이루어져야 한다( 김은실 2010, 43 ).
현재 남원 춘향제 기록물의 생산범위는 축제의 기획, 집행, 평가 활동을 통해 발생된다.
기록물의 생산이란 춘향제 수행과정에서 축제활동의 근거와 과정 및 결과를 남기는 기본적 업무 수행과정이다. 기록생산에 있어서 행정적, 증빙적, 역사·문화적 의의를 가지고 있는 기록물을 정의해야 하며, 이는 효율적인 축제진행 뿐만 아니라 역사적 사실의 정확한 보존을 의미한다. 춘향제의 대부분의 기록물은 집행과정에 집중되어있기는 하지만 집행 전 후의 활동을 통해 발생된 기록물 또한 춘향제 역사에 반드시 필요한 기록물로 충분한 의의를 지니고 있다.
따라서 춘향 축제 추진을 위한 업무 프로세스와 기록물의 생산과 보존을 위한 방안을 제시하면 다음과 같다.
기획단계에서는 과거 춘향제의 평가를 통해 잘한 점과 개선점을 제안하고 새롭게 개최된 춘향제 축제를 준비한다.
집행단계에서는 실과별 행사진행을 통해 가장 많은 기록물이 생산된다. 또한 춘향제를 진행하는 공공기관이나 민간기간 뿐만 아니라 춘향제를 참여하는 참여자들을 통해서도 다양한 기록물이 생산되는데 이러한 기록물은 현장의 분위기를 가장 잘 전달해줄 수 있는 살아있는 기록물이라고 할 수 있다.
평가활동단계에서는 춘향제를 마치고 난 후 행정기관의 평가, 축제전문분야의 전문가를 통한 평가, 축제 참여자를 통한 평가 등을 통해 춘향제의 전체적인 문제점 및 개선점을 도출한다. 춘향제가 끝났다고 해서 기록물 수집이 멈추는 것은 아니며, 춘향제의 일반 현황에 관한 전체적인 보고, 프로그램 별 평가, 축제의 총평, 방향성제시 등을 통해 다음 춘향제를 준비한다. 또한 프로그램 개발 및 벤치마킹을 위해 다른 지역 축제 참여를 통해 좋은 점 및 반영할 점을 조사하고 기록한다( 김은아 2009, 26-31 ).
- 3.2.2 기록물의 종류
남원 춘향제의 기록물은 각각의 실에서 생산되는 행정기록물과 춘향제 관련 사진, 시청각물, 행정박물, 구술기록 등이 있다.
- 1) 문서
춘향제는 총 25개 실로 각각의 업무를 담당하고 있으며, 각 과별로 행정기록물을 생산하고 있다. 축제기록물의 특성상 행사계획서, 행사집행결과보고서, 정산보고서, 지출보고서, 청구서, 행사비 수입 결의서 등은 대부분의 실에서 생산되는 기록물이지만, 춘향제 축제에서 생산·수집하고 있는 문서는 과의 특성에 따라 조금씩 차이가 있다. 또한 이번 현황분석은 생산주체를 참여자와 외부업체는 제외하고 춘향제전위원회와 행정담당자만을 기준으로 삼았기 때문에 기록물의 종류에는 형식에 맞추어 생산된 문서의 종류만을 포함하였다. 이 외에도 축제와 관련되어 작성된 메모나, 축제 참여자들의 감상문 등이 존재하며 이것 또한 문서의 종류에 포함시킨다.
- 2) 시청각 기록물
남원 춘향제에서 생산된 시청각 기록물은 홍보를 위한 동영상자료, 조직위 자체행사 촬영자료 등이 있다. 춘향제는 축제의 특성상 사진은 모든 행사에서 생산되었으며, 특히 홍보전산과에서는 방송사 및 인터넷에 동영상 및 자막방송으로 시청각 기록물을 생산하였고, LED 전광판을 통해 강남고속버스터미널, 서울 양재역 사거리, 서울지역홍보센터, 승사교 등에 동영상을 선보였다. 또한 행사뿐만 아니라, 종합상황실 운영, 관광안내소 운영, 교통 및 주차대책 등에서도 사진은 살아있는 현장기록으로 모두 다 생산되었다. 시청각 기록물 역시 생산주체를 참여자와 외부업체는 제외하고 춘향제전위원회와 행정담당자만을 기준으로 삼았으며, 축제 참여자와 민간인이 촬영한 동영상과 사진 역시도 춘향제 시청각 기록물에 포함하였다.
- 3) 행정박물
남원 춘향제에서 생산된 행정박물은 축제홍보 목적 및 판매를 목적으로 제작된 각종 플래카드, 축제홍보물, 포스터, 기념품 등과 함께 축제 진행을 위한 행사도구, 공연도구, 악기, 전통의상 등이 존재한다. 하지만 보관 장소가 미흡하여 현재 춘향제전위원회에서 관리하고 있는 부분은 없으며 행사 담당 단체에 보관중이다.
이렇듯 춘향제는 다양하고 가치 있는 기록물을 생산하였다. 또한 과거의 춘향제 역시 문서, 시청각 기록물, 행정박물, 구술기록 등의 기록물을 생산하였다. 과거 춘향제의 구술기록은 오래 전 축제 당시의 진행상황 및 현장의 분위기를 전달, 보존하는 기록이다. 하지만 영상매체가 없었기 때문에 시간이 지난 후 현장에 있었던 사람들을 토대로 녹음을 한 경우가 대다수이다( 춘양제전위원회 2013, 62-125 ).
그러나 이렇게 생산된 모든 기록물이 반드시 보존해야 할 기록물로서의 가치를 지니지는 않는다. 축제의 모든 기록을 생산·수집·평가·이관 할 수는 없기 때문에 보존기록 가치( 한국기록학회 2008, 118 )가 있는 기록을 선별해야 한다. 춘향제의 기록물 중 진본성·무결성·신뢰성·이용가능성 뿐만 아니라 타 지역과 구별되는 고유성·정체성·대표성·진실성·예술성을 지닌 기록물을 분석 및 평가해야 한다.
- 3.2.3 기록물의 관리실태
여기에서는 남원 춘향제 기록물관리 현황을 조사·분석하였다. 이를 위해 남원 춘향제 과별 담당자와의 인터뷰, 2) 전자우편(e-mail)조사 3) 를 실시하였다.
남원 춘향제는 주관하는 주체의 잦은 변경이 있었다. 또한 현재 춘향제를 주관하는 춘향제 전위원회는 외형상 민간에서 위촉된 위원장을 중심으로 민간주도형 성격의 조직인 듯하지만, 실제로는 남원시 공무원이 중심이 되어 축제개최가 이루어지는 관주도의 민관협력체임을 알 수 있다. 이러한 춘향제전위원회의 특성은 생산된 기록물을 체계적으로 생산·관리 될 수 없게 만들었다. 더군다나 ‘춘향문화선양회’라는 조직이 오랜 기간 동안 춘향제 행사 주최에 참여함으로써 생산하였던 기록물을 춘향제전위원회에 이관하지 않고, 공개하지 않는다. 이러한 상황은 일관된 기록물의 관리를 어렵게 만들었으며, 민·관 모두 기록물관리에 대해 책임을 지기 어렵게 하고 있다.
춘향제전위원회는 남원시 광한북로에 위치하였다. 특이하게도 춘향제전위원회와 춘향문화선양회가 같은 건물에 위치하였으며, 건물 안에는 춘향문화선양회가 보관하고 있는 기록물 보관소가 같이 존재한다. 하지만 춘향문화선양회 사람들 외에는 공개가 되고 않지 않으며 춘향제전위원회와 남원시조차도 열람할 수 없다. 춘향제 기록물관리 실태를 분석하기 위해 우선 춘향제전위원회에서 보유하고 있는 축제기록의 유형을 행정기록과 행사기록으로 분류하여 조사하였다. 또한 인터뷰를 토대로 기록물관리 실태를 <표 2> 와 같이 정리하였다.
춘향제전위원회 축제기록 보유현황 및 기록물관리실태
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춘향제전위원회 축제기록 보유현황 및 기록물관리실태
춘향제는 남원시에서 행사재원 보조와 인력을 파견하는 관주도의 민·관협력인 춘향제전 위원회에서 기록물관리가 이루어진다. 남원시에는 「남원시 춘향제 조례」 4) 와 「남원시 축제관광위원회 운영규칙」 5) 이 존재하지만 기록물 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기에 관한 조항은 없으며 현재 춘향제 기록물관리는 남원시 기록관리 규정을 준용한다. 2013년부터 춘향제전위원회는 상시로 존재하며 축제의 전반적인 상황과 기록물을 관리하지만, 주로 파견근무의 형태이기 때문에 기록물관리가 어려우며, 제전위에는 기록관리를 전담하는 직원은 배치되어있지 않다. 그렇기 때문에 일반서무담당자가 기록관리 업무를 수행하는데, 수기를 통해 기록물이 관리되고 있다. 현재 제전위에서 보유하고 있는 기록물은 행정기록인 회의록, 사업계획서, 재무관련 기록, 행사관련 도면, 공문, 서신, 행사기록인 백서, 결과보고서, 팸플릿/포스터, 사진, 동영상, 녹음자료, 신문/잡지기사, 웹자료이다. 특히 축제가 끝날 때마다 백서를 편찬하는데 백서에는 춘향제의 기본계획, 추진상황, 행사결과, 평가결과까지 축제에 관한 모든 내용을 담고 있기 때문에 백서하나만으로 소중한 기록자산이 될 수 있다. 현재 생산된 기록물의 관리현황은 <표 3> 과 같다.
<표 3> 과 같이 현재 제전위에서 생산하고 보존중인 기록물의 관리주체는 춘향제전위원회와 남원시이다. 또한 기록물 보존의 주요 이유는 감사와 기록물의 가치가 높기 때문인 것으로 조사되었다.
춘향제전위원회 기록물관리실태 상세설명6)
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춘향제전위원회 기록물관리실태 상세설명6)
현재 춘향제 기록물은 제목을 철단위, 건단위로 작성하여 보관중이며, 위원회 조직 및 기능에 따른 분류방식을 취하고 있다. 기록물의 보존기간은 업무 담당자가 남원시 기록물관리 지침을 기준으로 책정하며, 「공공기록물관리에관한법률시행령」 제 26조에 의거하여 행정업무의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록은 3년, 축제관련 회계기록으로 예산, 회계 관련 기록은 5년으로 책정하였다. 또한 시청각 기록물인 사진과 동영상은 영구, 팸플릿/포스터는 준영구로 기록물의 보존기간은 「공공기록물관리에 관한 법률 시행령」을 참조하여 업무 담당자가 책정한다. 하지만 현재 춘향제전위원회는 공간부족과 예산부족으로 전문기록관리사가 배정되어 있지 않아 정확한 보존기간 책정이 어려우며, 기록물 보존서고를 갖추고 있지 않기 때문에 많은 기록물이 보존가치가 높음에도 불구하고 보관되지 못하고 있다.
사진은 제전위 사무실 캐비닛 사진첩에 보관중이며, 제전위 자체 파일보관으로 2중보관이 이루어지고 있다. 또한 모든 문서는 수기로 작성되고 있었다. 춘향제전위원회는 성격상 민간인이 조직원으로 포함되어 있기 때문에 국가가 사용하고 있는 전자결재와 문서관리시스템을 그대로 도입하기 어려우며, 현재 별도의 문서관리시스템은 사용하고 있지 않다. 그렇기 때문에 업무과정에 기반한 기록물 생산은 기대하기 어려우며, 축제를 생산 개념으로 보기보다는 소비 개념으로 보기 때문에 문서관리시스템에 예산을 지원받기란 어려운 실정이다. 문서관리시스템에 의해 기록물이 생산되지 않으므로 춘향제전위원회는 모든 기록은 수기로 관리되며, 정보공개 요청 시에 모든 기록물을 하나하나 확인하여 정보를 제공해야 되는 어려움이 존재한다.
기록물의 보관방법은 캐비닛에 중요 문서를 보관한다. 춘향제전위원회 안의 캐비닛에는 주로 제83회 회계자료와 관련된 지출증빙서, 수입증빙서, 행사비지출증명서 등이 보관되어 있다. 그 외의 회계 관련 기록과 회의록, 사업계획서 등은 제 2청사에 보관되어 있지만 제2청사 역시기록관의 개념은 아니며, 단순 보관 용도로 사용되고 있었기 때문에 보존시설 및 장비를 갖추고 있지 않다. 또한 소품창고, 비품창고에서 팸플릿/포스터 등을 보관하고 있지만 ‘창고’라는 명칭을 통해 알 수 있듯이 이는 단순 보관 개념으로 다음해에 활용하기 위한 단순 보관일뿐 기록물로서의 가치 있는 품목을 보존하고 있는 경우는 아니었다. 기록물 보존에 있어서 중요한 부분을 차지하고 있는 폐기에 관한 수행은 보존기간이 지나면 자동 폐기되는 것으로 조사되었다. 여기에서 보존기간은 제대로 명시되지 않은 한시적 보존으로 주먹구구식 기록물관리 실태를 보여주고 있다. 또한 기록물의 열람과 이용은 공식허락을 받은 외부인은 누구나 열람·이용이 가능하다.
4. 춘향제 기록물관리 문제점 및 관리방안
현재 남원 춘향제의 기록물은 제대로 관리가 이루어지고 있지 않으며, 제대로 된 기록관리시스템도 도입되어 있지 않다. 그 결과 80년이 넘는 축제의 역사와 남원의 역사가 공중으로 산화되었다고 해도 과언이 아니다.
따라서 남원의 역사문화의 보존과 이를 계승·발전시키기 위한 제도가 마련되어야 한다. 이를 위한 토대로 우리나라 대표 축제 중 하나인 춘향제 기록물에 대한 관리와 보존이 필수적이다. 이를 위해서는 현재 기록물관리 실태조사에서 나타난 문제점이 무엇인지를 파악하고 생산적이고 효율적인 기록물관리방안이 제시되어야 한다.
- 4.1 민관협력체제와 춘향제전위원회 상시기구화
- 4.1.1 민관협력체제의 부재 및 춘향제전위원회의 성격
춘향제전위원회는 선양회 회원, 민간단체 대표, 남원시의 구성으로 이루어져 있다. 하지만 축제의 전반적인 과정을 주도하는 것은 남원시로 축제의 행사 구성, 인력배치, 예산·결산 등을 결정하고 실행한다. 그렇기 때문에 춘향제전위원회는 외형상으로는 민간주도형인 듯 보이지만 실질적으로는 관주도의 민관협력체제 형태라고 할 수 있다. 하지만 현재 춘향제와 관련된 의사결정 과정은 단순하지 않으며, 과거기록물의 수집 및 체계적인 관리가 어렵다.
그 이유는 첫째, 상설 기구인 사단법인 ‘춘향문화선양회’와 ‘춘향제전위원회’와의 관계이다. 둘째, 제전위원회의 조직구성 시기의 문제 때문이다. 2009년 「남원시 춘향제 조례」가 제정되고 춘향제는 완전하게 남원시로 주도권이 넘어갔다고 할 수 있다. 그렇다고 해서 춘향문화선양회가 춘향제에서 손을 완전히 뗀 것은 아니다. 춘향문화선양회는 춘향문화를 재창조하고 새로운 춘향문화를 발굴·개척하기 위한 끊임없는 노력을 하며 춘향제 주최에도 여전히 많은 영향력을 끼치고 있다. 제전위원회가 비록 남원시에 위임되기는 했으나 제전위원회 구성원 안에 선양회 이사 및 회원이 포함되어 있으며 과거 춘향제를 주최하였던 선양회의 특성상 무시할 수 없기 때문이다. 또한 춘향문화선양회는 과거 선양회 측에서 수집하였던 중요 기록물을 남원시 및 춘향제전위원회에 이관하고 있지 않다.
춘향제전위원회가 상시기구가 아니기 때문에 일관되고 꾸준한 기록물관리가 어렵다. 또한 제전위원회 소속 직원들 또한 잠깐 머물다가 원래 자리로 돌아간다는 생각에 기록물의 가치에 대한 인식이 낮으며 축제진행에 관한 전문가이지만 기록물 수집 및 보존에 대한 지식이 부족하다. 이러한 문제점들로 인해 춘향제는 꾸준하고 일관된 기록물관리가 이루어지기 어려우며 과거 기록물의 수집에 대한 노력도 많이 부족하다. 따라서 춘향제전위원회를 상시기구화 해야 한다.
- 4.1.2 춘향제전위원회의 상시기구화
춘향제전위원회는 임시기구가 아닌 상시기구로 전환해야하며 조직 구성에 연속성을 주어야한다. 현재 「남원시 춘향제 조례」 제5조 4항에 따르면 ‘제전위원회의 위원 임기는 당해 춘향제 결산이 종결된 때까지로 하되, 연임할 수 있다.’라는 조항이 있다. 또한 제13조에 따르면 ‘위원회는 매년 춘향제 행사 종료 후 2개월 이내에 결산을 실시하여야 하며, 결한 후 1개월 이내에 감사 및 결과보고회를 가져야 한다.’라고 규정하고 있다. 두 개의 조항을 보면 춘향제전위원회는 연속성이 없이 일시적으로 조직되었다가 해체되는 기구임을 알 수 있다. 체계적인 기록물 수집과 관리가 이루어지려면 우선적으로 일 년에 한 번씩 축제 시작 2~3달 전에 시청공무원을 파견하여 제전위를 구성하기 보다는 상시기구로 운영하여 축제를 운영해야한다.
그러나 현실적으로 춘향제 운영만을 위해 열명이 넘는 공무원을 1년 동안 춘향제 운영에만 묶어 둘 수는 없다. 그렇기 때문에 제전위에 모든 공무원을 항시대기 시키기 보다는 적어도 제전위의 3분의 1 정도의 인원은 제전위 소속으로 파견하여 축제가 끝난 후에도 축제에 대한 평가 및 기록물관리에 관한 업무를 할 수 있게 해야 한다. 사실 제전위 또한 축제의 연속성을 위해 2013년도부터 춘향제전위원회의 구성을 그 다음해 축제가 시작되기 전까지 유지하는 상시기구로, 다음해 축제가 시작될 때까지 2명의 인원을 배정하여 축제의 전반적인 부분을 관리하도록 조치를 취하였다. 이들은 제전위 사무실에 남아 춘향제에 대해 관심을 가지고 있는 민원인들의 방문에 대한 안내를 하고, 축제의 개선점을 모색하기 위해 다른 지역 축제 방문을 통해 다음 해 축제 준비를 한다. 그러나 상시기구로의 전환한 첫해이기 때문에 체계적인 업무관리는 아직 많이 부족하다. 이들은 축제가 끝난 후 제전위에 남아있는 시간동안 춘향제를 통해 생산된 기록물을 수집·정리·평가·이관·폐기하는데 노력을 기울여야 하며, 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위한 방안을 고려해야 한다.
따라서 기록물의 체계적이고 영속적인 관리를 위해서는 춘향제전위원회 역시 상시기구로 전환하여 기록물을 꾸준하게 관리해야 해며, 이러한 상시기구 전환 후 기록물의 관리는 영구기록물관리기관과의 연계에도 적합한 조직구조가 될 것이다.
또한 춘향제전위원회의 상시기구화와 더불어 춘향문화선양회에 대한 변화도 있어야 한다. 현재 춘향제에 관한 많은 기록물을 보유하고 있는 춘향문화선양회에 대한 강력한 조치로 춘향제의 개최에 조언 및 도움을 주기 위한 참가는 가능하지만 도가 지나친 간섭은 하지 않도록 해야 한다. 또한 남원시와 춘향제전위원회에 기록물을 이관하는 문제도 확실히 결정지어 춘향제전위원회의 독립적인 춘향제 주최를 보장하고 제전위는 과거 기록물 수집에 최선의 노력을 기울여야 한다. 선양회의 노력으로 인해 지금까지 춘향제가 명맥을 유지할 수 있는 점은 부정할 수 없으며, 과거 기록물 수집에 큰 역할을 했음은 확실하다. 하지만 이제 춘향제에 대한 권한은 제전위원회로 넘어갔기 때문에 선양회는 보물처럼 간직하고 있는 과거 춘향제에 대한 기록을 제전위원회에 넘겨 다음해 춘향제 개최에 도움을 주어야 한다. 또한 제전위원회측도 선양회에서 관리하고 있는 기록물 목록과 기록물을 넘겨 받아 과거 녹음테이프와 동영상 자료는 전자화하여 보존해야한다. 그리고 선양회의 도움과 협조에 대한 보상 또한 당연히 이루어져야 한다.
- 4.2 축제기록물관리와 조례
- 4.2.1 축제기록물 관련 조례의 부재
춘향제전위원회에서 생산한 축제기록은 「공공기록물관리에관한법률」, 「남원시 기록관 운영규칙」을 적용받지 않는다. 「남원시 기록관 운영규칙」 제3조 적용범위에 따르면 ‘시 본청 및 그 소속기관’에 적용되는 법률이기 때문에 춘향제전위원회에서 생산된 기록물은 제외가 된다. 7) 또한 「남원시 춘향제 조례」와 「남원시 축제관광위원회 운영규칙」 어디에도 기록물의 보존·관리에 대한 조항은 없다. 그렇기 때문에 현재 춘향제에서 생성된 기록물은 남원시 기록관 운영지침을 참고로 자체관리가 이루어지고 있다.
축제기록관리는 의무화된 법률 사항이 아니기 때문에 기록을 생산·수집 및 관리하는 실무자의 자율에 의존해야 한다. 대분의 실무자는 기록관리에 대한 배경지식이 부족하여 기록물에 대한 분류기준을 마련하는데 어려움이 있다. 생산부서의 업무기능에 따라 분류기준을 정하는 공공기록물과 달리 담당자의 배경지식과 주관적 의도에 영향을 받는다( 김혜린 2012, 44 ). 이에 따라 대부분의 축제관련 기록물의 보존기간은 주로 3년에서 5년 사이에 집중되어 있다. 예산 및 행사관련 도면, 결과보고서, 신문, 잡지기사는 5년으로 책정되어 있었으며, 개인의 경력 및 이력에 직접적인 영향을 주는 인력관련 기록은 생산조차 되지 않았다. 또한 축제 홍보와 운영에 쓰이는 다양한 형태의 시청각물과 행정박물들이 보존해야 할 법적근거가 없기 때문에 축제기록으로써 제대로 된 가치가 인식되지 못하고 있다. 사진 및 동영상은 영구적으로 보존하지만 웹자료와 녹음자료는 5년으로 보존기간이 책정되어 일관적인 보존기간이 미비함을 알 수 있다. 또한 기록물 생산목록을 작성하지 않으며, 이러한 이유로 춘향제전위원회의 기록물은 유출 및 분실의 위험에 노출되어있다. 생산된 기록물의 목록을 작성하지 않으므로 생산현황 파악이 어려우며, 정보공개 요청 시에도 일일이 모든 기록물을 확인해 봐야하기 때문에 많은 노력과 시간이 소요된다.
- 4.2.2 축제기록관리 조례 제정
춘향제 기록물관리를 도울 수 있는 기록관리 규정이 제정되어야 한다. 현재 남원시는 국가기록원의 ‘기록관 운영규칙 참고 안’을 배경으로 ‘남원시 기록관 운영 규칙’을 제정하고 기록관을 운영하고 있다. 하지만 춘향제 기록물관리에 남원시의 전자문서시스템 도입이 어려운 것처럼 법률상 남원시 기록관 운영 규칙에 포함된 ‘제3조 적용범위’에 춘향제 기록물은 포함되지 않는다. 현재 춘향제에서 생성된 기록물은 남원시 기록관 운영지침을 참고로 춘향제전위원회 자체관리가 이루어지고 있다. 제도적 지침은 그동안 자율적으로 이루어졌던 춘향제 기록물관리에 대한 법적근거로 반드시 생산·분류·관리·보존·이관·폐기가 이루어질 수 있도록 하는 강제성을 둔다고 할 수 있다.
제전위원회는 축제기록물을 체계적으로 관리하기 위해서 현재 「남원시 춘향제 조례」에 축제업무에 기반을 하여 기록관리 조항을 추가하여 축제기록물을 관리하는 것이 바람직하다.
기록관리 조항으로는 「공공기록물관리에관한 법률」과 「남원시 기록관 운영규칙」을 참고하여 제정한다. 기록관리 조항은 기록물관리에 관한 기본정책을 수집하고 제도를 개선하기 위한 목적을 가지고 신설 되어야 하며, 기록물의 생산을 체계적으로 관리하고 축제기록을 효율적으로 관리하고 이를 활용하는데 그 뜻을 두어야 한다.
현재 「남원시 춘향제 조례」에 기록물관리에 관한 조항이 없으며, 현재 춘향제전위원회의 기록물관리는 남원시 기록물관리 지침을 참고로 자체적으로 관리하고 있다. 그러므로 「남원시 춘향제 조례」에 성문화하여 기록물관리에 관한 사항을 명시함으로써 그동안 전문기록연구사가 아닌 제전위 위원이 수립하였던 축제기록에 대해 소홀했던 관리를 체계적인 관리로 변화시킬 수 있을 것이다.
춘향제 기록물관리 조항으로 ‘남원시 기록물관리 지침을 준용한다.’라고 조항을 만들 수는 있지만 축제기록물은 공공기록물과는 다른 특성이 존재하기 때문에 이에 따른 차이점을 제시 할 필요가 있다. 기록물관리조항으로는 생산·분류·관리·보존·이관·폐기 등에 관한 내용을 포함하고 있어야 한다.
- 4.3 문서관리와 문서관리시스템 구축
- 4.3.1 체계적인 문서관리 부재
춘향제전위원회는 시에서 파견 나온 공무원과 민간인이 결합한 조직체이다. 그렇기 때문에 남원시에서 사용하고 있는 문서관리시스템을 그대로 도입하기란 어려우며, 현재 모든 문서 기록은 수기로 작성되고 있다. 이와 같이 수기로 작성된 기록은 나중에 전산화작업을 거치는 것이 아니기 때문에 회의록 및 다양한 문서 기록은 보관 장소의 부족으로 폐기되는 경우가 많다.
이러한 현상은 춘향제는 매년 반복되는 행사로 새로운 축제 개최년도에 동일한 문제가 제기될 가능성이 높은데 문서관리가 제대로 되어 있지 않기 때문에 일일이 찾아야 하는 번거로움이 발생하며, 모든 자료에 대해서 한 번에 정보를 찾기가 쉽지 않다. 또한 문서관리시스템도입의 부재로 인해 일정한 형식과 절차에 따라 기록화 되지 못하고 있다. 형식이 없기 때문에 메모나 노트 등 여기저기에 흩어져 기록이 존재하며 절차가 없으므로 생산된 기록물의 수집은 더욱더 어렵다.
제대로 된 기록물관리와 향후 기록의 열람 및 활용을 위해서도 문서관리시스템이 도입되어야 한다. 그러므로 남원시와 제전위원회가 서로 협력하여 업무과정에서 정보공유가 제대로 이루어지고, 통합적인 서비스가 이루어질 수 있도록 기록물을 통합관리 할 수 있는 문서관리시스템이 필요하다.
- 4.3.2 문서관리시스템 구축과 활용
춘향제 기록물에 대해 제대로 된 관리와 향후 기록의 열람 및 활용을 위해서는 체계화된 시스템으로 독립적으로 기록물을 관리하는 것이 중요하다. 그러므로 남원시와 제전위원회가 서로 협력하여 업무과정에서 정보공유가 제대로 이루어지고, 통합적인 서비스가 이루어질 수 있도록 기록물을 통합관리 할 수 있는 문서관리시스템을 구축하여 이를 적극적으로 활용해야 한다.
- 4.4 기록관리 전문인력과 기록관 운영
- 4.4.1 전문인력 및 기록관 운영의 부재
춘향제전위원회에는 기록관리전문요원이 배치되어 있지 않다. 현재 공공기록물관리에 관한 법령상 기록전문가가 ‘기록물관리 전문요원’으로 공공기관에서 기록관리 업무를 담당하고 있으나, 현재 공공기관에서조차도 인력, 예산 등의 문제로 배치가 크게 부족하다. 이러한 상황속에서 현재 춘향제전위원회에 기록관리전문요원을 배정해야 하는 법적 근거도 없을뿐더러 고용형태를 개선하도록 권장하거나 강제할 제도적 기반이 없기 때문에 기록관리전문요원을 배정하기엔 무리가 있다고 할 수 있다.
그러나 춘향제전위원회의 기록관리전문요원 부재는 기록물관리가 제대로 이루어지지 못하는 원인을 제공하고 있다. 예를 들면 업무상 참고자료로 활용하기 위해 다른 부서에서 가져간 기록물은 직원에 의해 유출되어 없어졌다 하여도 기록물을 관리하는 사람이 없기 때문에 분실기록물에 대한 관심도가 낮다. 또한 기록물 가치 판단이 어렵기 때문에 기록물에 대한 선별을 하지 못한다. 기록물의 성격과 유용성을 이해하고, 기록의 평가 및 기록물관리전략을 가지고 어떤 기록이 미래에 이용 또는 활용 가치가 있는지 결정해야 하나 현재 춘향제의 기록물관리는 기록관리전문요원이 아닌 남원시에 파견된 행정직원과 민간인인 제전위원들에 의해 이뤄지다보니 기록물의 생산부터 등록·분류·편철·활용·선별 및 이관에 대한 종합적인 관리가 어렵다.
또한 춘향제는 현재 대한민국에서 가장 오래된 축제 중 하나지만 기록물을 체계적으로 관리할 수 있는 공간(기록관 또는 기록관리실)이 운영되고 있지 않다. 그렇기 때문에 현재까지 생산된 기록물인 문서·시청각 기록물·행정박물 등 남아 있는 기록이 거의 없으며, 남아 있다 하더라도 환경이 제대로 갖추어진 기록관에 보관되어지는 게 아니라 창고와 같은 개념으로 보관되어 지고 있다. 또한 기록관리체제가 제대로 작동하기 위해서는 기록관이 운영되어 해당 기관의 기록관리에 관한 계획을 수립하고 보존 및 활용에 관한 업무를 수행해야하지만 기록물을 제대로 관리할 수 있는 공간의 부재로 인해 춘향제의 기록물은 체계적인 생산 및 관리·보존이 어렵다.
특히 춘향제전위원회는 행정박물을 보관 장소 미보유를 이유로 보관하지 않으며 대부분의 행정박물은 행사 담당 단체에 보관 중이다. 행정박물은 「공공기록물관리에관한법률」 제24조에서 ‘공공기관의 업무수행과 관련하여 생산·활용한 형상 기록물로서 행정적·문화적·예술적 가치가 높은 기록물’로 명시하고 있다. 그러므로 축제에서의 행정박물은 그 가치가 매우 중요하다고 할 수 있으나 보관 장소 부족으로 관리되고 있지 못한 점은 큰 문제점으로 지적할 수 있다. 또한 행정박물뿐만 아니라 문서·시청각기록물 역시 기록물 관리공간에 보관되고 있는 것이 아니라 제전위원회 사무실 캐비닛에 보관되거나 창고에 보관되기 때문에 훼손 위험에 노출되어 있다.
이와 같이 춘향제 기록물관리는 축제 주체의 변동의 문제, 축제기록물관리와 관련 조례내용의 부재, 문서관리시스템 부재 등의 문제로 춘향제 기록물관리가 제대로 이루어지지 않고 있는 실정이다.
- 4.4.2 기록연구사 및 기록관리조직위원회 구성
효율적인 기록물관리를 위해 전문지식을 갖춘 인력의 배치는 축제기록물을 체계적으로 관리하기 위한 필수적인 전제조건이다. 즉 기록물관리 전문요원은 기록관리 정책 및 업무절차 수립, 기록의 지적·물리적 통제, 기록물의 물리적 보호환경 구축, 기록물의 보호, 기록물의 보존기간 책정 지원, 보존가치의 잠정적 평가, 기록물 폐기심의 및 집행, 기록물 이관, 기관의 일반 기록관리 교육 등의 업무를 수행한다. 축제 기록관리에도 축제 업무와 관련하여 생산된 기록물관리에 대한 전문적인 지식이 요구됨으로써 기록물관리 전문 인력의 배치 및 확충이 필수적이다( 김태중 2009, 75 ).
따라서 춘양제전위원회에 전문기록연구사를 배정하고, 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 제전위원회는 상시기구가 아니기 때문에 시작단계부터 기록물관리에 대한 철저한 시행이 매우 중요하며, 조직의 특성상 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 직책에 따른 축제업무담당처럼 기록관리 업무분담이 필요하다. 이를 위해 제전위원회 조직 구성 시 직책에 따른 기록관리 업무를 미리 부여하고, 위임됐을 당시 책임지고 업무를 수행할 수 있는 기록관리조직위원회 시스템을 구성해야 한다. 기록관리조직위원회는 춘향제전위원회와 별도로 구성되는 조직이 아니다. 제전위원회 조직이 구성되기 이전부터 직책에 따른 기록관리에 대한 업무를 배정하고 해당직책에 위임됐을 경우 조직구성원이 매년 바뀌어도 연속성과 일관성이 있을 수 있도록 업무배정을 한다. 매년 바뀌는 제전위원회의 특성상 꾸준한 기록물관리에 대한 책임감을 부여하기 위한 시스템이라고 할 수 있다.
현재 「남원시 춘향제 조례」 제3조 설치 및 운영을 보면 위원회의 구성은 20명 이상 30명 이내의 위원으로 구성하도록 되어 있다. 8) 또한 춘향제 조례 제5조 내용은 구성 및 임기로 제전위원이 될 수 있는 자격요건이 제시되어 있다. 9) 이를 토대로 우리는 춘향제의 전통을 계승 발전시키는데 가장 큰 역할을 할 수 있는 기록연구사를 배정할 근거를 찾을 수 있다. 춘향제의 기록은 지역축제 전 과정에서 일어나며 꾸준한 기록물의 관리는 축제의 체계적인 평가의 바탕이 된다. 축제를 구성하는 전반적인 과정에서 발생할 수 있는 문제점을 찾아내고, 이를 해결할 수 있는 대비책을 제시할 수 있으며, 차기년도의 축제를 준비하기 전에 축제의 평가결과에 대해 정확한 피드백을 할 수 있는 것도 역시나 축제기록이다. 이러한 축제기록은 춘향제의 전통을 살리고 발전시킬 수 있는 밑바탕이 된다. 그러므로 체계적 기록물관리를 통해 춘향제 전통을 계승, 발전시킬 수 있는 기록연구사가 필요하다. 따라서 춘향제 기록관리조직위원회는 기록연구사를 중심으로 구성되어 축제기록물이 체계적으로 관리할 수 있도록 제도적으로 명시되어야 한다.
현재 남원시에는 기록연구사가 총무과에 한명 배정되어 있다. 기록물관리, 정보공개, 보안에 대한 업무를 담당하고 있다. 이렇듯 남원시에 기록연구사가 한명밖에 배정되어 있지 않기 때문에 축제기록물이 체계적이고 효율적으로 관리되기란 어렵다. 축제기록의 제대로 된 관리를 위해서는 남원시에 더 많은 기록연구사가 배정되어야 할 것이다. 하지만 현실적으로 축제기록물관리를 위해 기록연구사의 배정을 늘리기는 쉽지 않을 것이다.
춘향제전위원회는 지방자치법에서 규정하고 있는 소속행정기관이나 하부행정기관이 아니기 때문에, 규정상 남원시의 기록관리 대상의 범위에 들어가지 않는다. 하지만 남원시에서 파견된 공무원들이 제전위원이고, 「남원시 춘향제 조례」가 제정되어 시행되고 있기 때문에 춘향제축제기록을 민간기록으로만 여기기엔 많은 한계점이 나타나고 있다. 따라서 남원시에 한명뿐인 기록연구사를 춘향제전위원회로 파견 보낼 수는 없으므로 춘향제 기록을 전문적으로 관리할 수 있는 전문 인력을 채용해야 한다. 남원시청 기록관 및 영구기록관으로 이관될 수 있는 규정이 제정되기 이전까지 춘향제 기록물을 자체적으로 관리·보관할 수 있는 인력을 배정해야 할 것이다.
춘양제전위원회 소속 기록연구사가 채용된다면 주요 관리대상으로 삼아야 할 기록은 <표 4> 와 같다.
춘향제 관련 주요 관리대상으로 삼아야 할 생산 기록물10)
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춘향제 관련 주요 관리대상으로 삼아야 할 생산 기록물10)
기록연구사는 축제란 하나의 부서를 통해서만 이루어지는 것이 아니기 때문에 축제기록물을 효율적으로 관리하고, 모든 기관에서 생산되는 기록물을 파악할 수 있어야 한다. 또한 기록물들의 분석을 통해 올바른 평가와 가치판단으로 보존의 필요성이 있는 축제기록물을 선별하여 관리·보존할 수 있다. 이렇듯 춘향제를 통해 생산된 다양한 기록물을 관리 할 수 있도록 전문적인 기록연구사를 배정한다면, 현재 공공기관에 전문기록연구사가 전문지식을 통해 유용한 기록물을 선별하고 효율적으로 보존하는 것처럼, 연속성 있고 체계적인 기록물관리가 될 수 있을 것이다.
- 4.4.3 축제기록 활용을 위한 기록관 운영
춘향제는 우리나라에서 가장 오래된 축제 중 하나지만 아직 제대로 된 기록관이 운영되고 있지 않다. 법률에 따른 강제사항이 아니기 때문에 필요성에 대한 인식은 있으나 재정적·인력적 차원의 여유가 없다는 이유로 설치하지 않고 있다. 하지만 춘향제는 남원시뿐만 아니라 대한 민국을 대표하는 축제로 우리 민족의 정신을 대표할 수 있는 축제라고 할 수 있다. 그렇기 때문에 축제의 뜻을 기리고 언제든지 춘향이를 생각하며 남원을 방문하는 사람들을 위해 기록관을 운영해야 한다. 여기에서 말하는 기록관은 문서를 보관하는 보존서고의 기능을 할 수 있는 부분과 이용자들에게 공개해 춘향제에 대해 알릴 수 있는 전시기록관을 포함한다.
우선적으로 남원 춘향제는 축제기록물의 보존서고를 마련해야 한다. 현재 춘향제 기록물에서 문서는 춘향제전위원회의 사무실의 캐비닛에, 과거 춘향제 기록물과 시청각 기록물 등은 창고에 보관되어 있다. 이러한 문제점을 해결하고자 제전위원회는 기록물을 보관할 수 있는 보관 장소를 확보해야한다.
따라서 현재 수기로 생산되고 있는 문서기록과 축제의 특성상 다양한 시청각기록물과 행정박물이 생산되고 있기 때문에 이에 따른 보존서고가 반드시 필요하다. 또한 보존서고와 함께 전시기록관을 마련한다. 전시기록관은 가치 있는 기록을 선별, 수집, 보존하고 이용 가능하게 할 책임을 가진 기관이며, 기록 보존의 궁극적인 목적인 효과적인 이용에 있다. 쌓아두기만하고 펼쳐보지 않는 기록은 아무런 존재가치가 없다고 할 수 있다. 보통, 전시기록관의 가장 대표적인 활용 업무는 기록의 전시 및 간행물 발간 등의 업무와 관련하여 기록을 활용하는 것이다( 김혜린 2012, 66 ).
축제는 그 특성상 시청각기록물과 행정박물의 생산량이 많다. 따라서 이러한 기록물을 통해 과거로부터 이어져온 춘향제의 정신을 기르고 이용자의 요구에 맞게 문자 정보뿐만 아니라 현장성을 가장 잘 보여줄 수 있는 시청각자료와 행정박물을 일정한 기준에 따라 전시·공개한다. 현재 시청각자료는 남원시 춘향제 홈페이지를 통해 제공되고 있지만, 이러한 시청각기록물들이 많이 모인다면 기록관을 통한 전시로 기록물을 활용할 수 있을 것이다. 전시기록관의 운영은 기록물을 통해 축제의 현장성을 제공한다. 전시기록관의 축제사진기록은 진실성, 현장성, 예술성, 시각언어성을 갖춰야 한다. 기록물관리기관은 단순히 기록을 모아서 쌓아두는 기관이 아니기 때문에 그것을 정보로써 활용할 수 있는 데이터베이스를 구축해야 하는데 있어서 필수 사항이라고 할 수 있다( 양월운 2009, 108-109 ).
행정박물은 그 물질적 형상이라는 특성으로 인해 일반 텍스트기록과는 달리, 전시나 홍보도구, 교육자료 등 생산 당시의 본래 가치와는 다른 다양한 활용가치를 지니고 있다( 양월운 2009, 112 ). 그렇기 때문에 행정박물에 대한 제대로 된 관리를 통해 전시와 체험활동으로 이어질 수 있도록 한다. 또한 현재 춘향제의 행정박물은 보관 장소의 미흡으로 인해 생산기관에서 별도로 보관하고 있는 경우가 대다수이기 때문에 이를 하나로 통합해 관리하고 전시나 체험활동으로 이어갈 수 있다면 기록물의 활용가치는 높아질 것이다. 또한 사라져가는 과거 춘향제 기록물에 대한 수집을 시작하여 춘향제가 처음 시작하게 된 시점부터 현재까지의 과정을 사진과 인터뷰, 과거 신문보도자료, 포스터 등을 통해 복원하고 전시한다면 하나의 역사 복원이 될 것이다.
기록은 보존에서 끝나는 것이 아니라 활용을 할 때 그 가치는 증대된다. 특히나 축제기록의 전시는 주민들의 정체성과 공동체 유지를 위한 역할도 한다. 춘향제는 축제가 끝난 후에도 춘향제 주제, 포스터 및 아이디어 공모전 등을 통해 지역주민 및 축제 참여자가 기록물을 생산하는 주체 역할도 수행할 뿐만 아니라, 축제 진행중 다양한 행사와 프로그램을 통해 기록물 생산에 동참한다. 이러한 그들의 기록을 전시를 통해 제공하였을 때 자신이 살고 있는 지역에 대한 애향심을 기르는데 긍정적인 역할을 하게 된다.
이와 같은 측면에서 춘향제는 지역적인 축제를 넘어 역사적 문화유산이다. 고귀한 기록문화유산으로서 춘향제 기록물이 더 이상 망실되기 전에 춘향제기록물관리 프로세스로서 춘향제 관련 모든 기록물의 획득, 등록, 분류, 저장, 이관, 보존, 접근, 추적, 평가와 처분 등의 기록물관리가 체계적으로 이루어져야 한다.
5. 결 론
이 연구에서는 지역축제기록물관리의 중요성을 인식하고 일제 치하였던 1931년부터 시작된 축제문화로 대한민국에서 가장 오랫동안 지속된 축제 중의 하나인 춘향제의 기록물관리현황에 대한 실태조사를 실시하였다. 그 결과 나타난 문제점을 토대로 춘향제 기록물이 통합적으로 관리될 수 있는 관리방안을 제시하면 다음과 같다.
1) 춘향제의 주최에 있어서 민관협력체제의 부재와 춘향제전위원회의 성격 문제이다. 춘향제전위원회는 외형상으로는 민간주도형인 듯 보이지만 실질적으로는 관주도의 협력체로 의사결정과정이 단순하지 않으며, 축제행사를 위해 일시적으로 구성되었다가 해체되는 임시기구 조직으로 체계적인 기록물관리가 어렵다. 이와 같은 문제를 해결하기 위해 춘향제전위원회의 상시기구화가 이루어져야 한다. 현재 제전위원회 임기는 당해 춘향제 결산이 종결된 때까지로, 제전위원회를 임시기구가 아닌 상시기구로 전환하여 조직 구성에 연속성을 주어야 한다. 이러한 상시기구 전환은 영구기록물관리기관과의 연계에도 적합한 조직구조가 될 것이다.
2) 축제기록물 관련 조례의 부재이다. 축제기록관리는 의무화 된 조례 내용이 없기 때문에 기록을 생산·수집 및 관리하는 실무자의 자율에 의존한다. 대부분의 실무자는 기록관리에 대한 배경지식이 부족하여 기록물에 대한 분류기준을 마련하는데 어려움이 있다. 따라서 축제기록을 체계적으로 관리할 수 있는 조례가 제정되어야 한다. 제도적 지침은 그동안 자율적으로 이루어졌던 춘향제 기록물관리에 대한 법적근거로써 반드시 생산·분류·관리·보존·이관·폐기가 이루어질 수 있도록 강제성을 둔다.
3) 체계적인 문서관리의 부재이다. 현재 춘향제와 관련된 모든 문서 기록은 수기로 작성되고 있다. 이와 같이 수기로 작성된 기록은 체계적인 문서관리 작업을 거치는 것이 아니기 때문에 회의록 및 다양한 문서기록은 보관 장소의 부족으로 폐기되는 경우가 많다. 따라서 문서관리 시스템을 구축하여 업무수행과정에 대한 기록이 빠짐없이 체계적으로 생산되어 등록된다면, 기록물의 유실을 방지할 수 있으며, 파견 근무의 형태를 지닌 조직의 특성상 새로운 업무 담당자는 주어진 업무파악에 많은 도움을 받게 된다.
4) 기록관리 전문인력 및 기록관 운영의 부재이다. 기록물을 관리하는 전문인력이 없기 때문에 분실기록물에 대한 관심도가 낮으며, 기록물 가치 판단이 어렵기 때문에 기록물에 대한 선별을 하지 못한다. 또한 기록관의 부재로 인해 행정박물뿐만 아니라 문서·시청각기록물들은 사무실 캐비닛에 보관되기 때문에 훼손 위험에 노출되어 있다.
따라서 기록연구사를 배정하고 기록관리조직위원회가 구성되어야 한다. 기록연구사의 배정은 기록물관리조직위원회의 업무를 총괄하는 역할로 기록물관리에 관한 기본계획을 수립하고 이를 시행한다. 또한 축제기록 활용을 위한 기록관을 운영해야 한다. 즉 제대로 된 보존 시설을 갖추지 못한 채 보관되어 있는 기록물의 체계적인 관리를 위해 보존서고를 마련해야 하며, 기록 보존의 궁극적인 목적인 활용을 위해 전시기록관을 운영한다.
1931년부터 시작, 한국을 대표한다고 생각하는 축제 3위(한국관광공사 2013, 57).
이진아. 2013, 74-78, 인터뷰 조항과 「남원시 기록관 운영 규칙」을 참고하여 도출한 것이다. 춘향제전위원회 위원 K위원, L위원, 춘향문화선양회 K회원, 남원시청 공무원 R사무관 인터뷰. [2013.9.14].
춘향제전위원회 위원 K씨, 전자우편 조사. [2013.9.10.~2013.10.17].
자치법규정보시스템, [인용 2013.10.2]. 제정 2009.03.30. 조례 제 814호, 일부개정 2011.08.03. 조례 제 931호. 제1조(목 적) 이 조례는 춘향의 정절과 사랑을 기리는 춘향제전이 전통문화와 현대가 조화되는 세계적인 축제로 거듭나게 하기 위하여 춘향제 전반에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
자지법규정보시스템, [인용 2013.10.2]. 제정 2013.05.20. 규칙 제 494호. 제1조(목적) 이 규칙은 남원시 지역축제 및 관광에 대한 연찬과 토론을 통하여 축제 및 관광의 경쟁력 강화와 문화 발전에 기여하기 위해 설립한 남원축제관광위원회의 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
춘향제전위원회 K위원, L위원과의 인터뷰내용을 토대로 작성, [2013.9.14].
자치법규정보시스템, [인용 2013.10.8]. 「남원시 기록관 운영 규칙」(제정) 2007.12.28 규칙 제 380호. (전문개정) 2010.11.24 규칙 제 437호. 제3조(적용범위) 이 규칙은 시 본청 및 그 소속기관에 대하여 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.
위원의 구성은 위원장, 부위원장, 집행위원장, 감사는 제전위원 중 호선한 1명과, 관련분야에 전문지식과 경험이 있는 외부인사 2명으로 총3명과 심의를 효율적으로 수행하기 위하여 필요한 경우 10명 이내의 기획위원회를 구성할 수 있다. 또한 예술감독, 분과팀, 연구위원을 포함하여 조직구성을 이루며, 행사 실무에 종사하는 위원과 사무종사자를 구성할 수 있다.
① 제전위원회는 위원장, 부위원장 집행위원장, 감사 1명을 포함한 제전위원으로 구성하되, 위원회의 심의를 효율적으로 수행하기 위하여 필요한 경우 10명 이내의 기획위원회를 구성·운영할 수 있다. ② 제전위원장(이하 “위원장”이라 한다)은 시장과 선양회장이 협의하여 공동 위촉한다. 단, 협의가 되지 아니한 때에는 시장은 별도 7명의 초대위원회를 구성·운영하여 외부인사를 추대하여 위촉한다. ③ 제전위원회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 당해 위원장이 위촉한다. 춘향문화선양회 회원 및 춘향문화와 향토문화에 조예가 있는 사람, 학식과 경험이 풍부하고 봉사 정신이 투철한 사람. 춘향제의 전통을 계승 발전시킬 수 있는 사람. ④ 제전위원회의 위원 임기는 당해 춘향제 결산이 종결된 때까지로 하되, 연임할 수 있다.
양월운, 전게 논문, p.95의 내용을 춘향제의 취지에 맞춰 변형하여 응용함.
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