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A Study on Activation Plan of Data Collection and Cooperation System in Local Council
A Study on Activation Plan of Data Collection and Cooperation System in Local Council
Journal of the Korean BIBLIA Society for library and Information Science. 2013. Jun, 24(2): 129-150
Copyright © 2013, Korean Biblia Society for Library and Information Science
  • Received : May 05, 2013
  • Accepted : June 06, 2013
  • Published : June 30, 2013
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동철 곽
청주대학교 문헌정보학과 교수(kwackdc@cju.ac.kr)
현태 정
건국대학교 문헌정보학과 겸임교수(huntj@naver.com)
Abstract
지방의회 자료실은 지방의회 의원의 민주적 입법 및 의정활동을 지원하여 지역사회의 민주주의와 국리민복에 기여하고 있다. 전국 17개 광역 지방의회의 자료실은 자료수집과 입법정보서비스에서 지역마다 편차가 큰 것으로 조사되었다. 조사결과 의회자료실의 입법정보서비스 품질을 제고하기 위해서는, 첫째, 전국적인 의회자료 간 협력기구의 조직과, 둘째, 의회발간자료의 공유를 위한 협력시스템의 구축, 셋째, 저작권법과 국회도서관법의 관련조항 정비, 넷째, 디지털 방식으로 간행되는 의회자료 중심의 공동 활용, 다섯째, 전국 지방의회 자료실에 대한 국회도서관 입법정보서비스의 지원 확대 등이 필요한 것으로 요약되었다.
Keywords
1. 서 론
- 1.1 연구목적 및 필요성
지방의회는 지방자치의 중추기관으로서 그 중요한 임무의 하나가 입법기능이라고 할 수 있다. 최근 지방정부의 각종 업무가 고도로 전문화 및 복잡화 되는 현실적인 이유로 인해, 지방의회 의원들이 전문적인 관련 지식이 부족한 정책현안에 대해 조례안을 발의하는 것에 어려움을 호소하고 있다. 실제로 지방의회의 조례 제정 및 개정 실적에 대한 조사연구( 박창순 2008 ; 현윤배 2009 )에 의하면, 지방의회의 의원 입법 발의 비율이 자치단체장에 비교하여 낮은 것으로 지적된다.
지방자치에서 지방의회 의원의 적극적인 입법 활동을 저해하는 제약 요인으로 입법 및 정책 결정과정에 있어서 전문성의 부족이 주된 문제점으로 제기되고, 의회의 전문성 및 정책결정능력 제고를 위해서는 의회사무처의 입법조사 및 자료 분석 기능의 활성화를 통한 입법정보 지원체계의 확충이 시급한 것으로 지적되었다( 정두용 2010 ).
지방의회 의원들의 입법 및 의정활동에 긴요하게 활용되는 지방의회자료실의 시설과 자료, 인력의 부실한 운영여건은 지방의회 의원들의 원활한 입법 및 의정활동을 지원하는 데 있어 현실적인 장애로 주목되었고, 의원들이 필요로 하는 입법 및 정책현안 정보서비스의 품질 제고를 위해, 지방의회자료실에 대한 국회도서관 의회정보서비스 지원과 의회자료실 간 상호협력이 절실하게 필요한 것으로 제기되었다( 홍기용 등 2008 ).
지방의회자료실의 실질적인 정보공유 확대 및 운영내실화를 도모하기 위해서, 지방의회가 생산하는 파일자료와 구축DB를 집중 수집 관리하는 국가수준의 협력시스템이 필요하고, 전국의 지방의회 의원들의 입법 활동 참고자료로서 제공하기 위한 기술적 및 법제적 제도개선 노력이 시급한 것으로 요망되고 있다.
따라서 본 연구는 지방의회에서 생산하는 회의록, 보고서 등 다양한 입법 및 정책 관련 자료를 효율적으로 공유하기 위한 현실적인 협력 방안을 강구하는 데 있다. 지방의회 간 인적 물적 네트워크 구축을 통한 교류협력을 확대함으로써, 전국적 입법 및 정책정보서비스 활성화를 위한 구체적인 실행 방안을 모색하고자 한다.
- 1.2 연구내용 및 방법
본 연구는 지방의회 자료수집 및 협력체계 활성화 방안을 검토하기 위하여, 전국 17개 광역지방의회의 의회자료실을 대상으로 발간물 생산 및 관리와 자료실 운영 실태에 대한 실증적 설문조사를 실시하였다. 조사방식은 정부의 전자문서결재시스템인 e-나루를 통하여, 전국 17개 광역 지방의회의 사무처에 조사협조 요청공문과 함께 별지의 조사지를 첨부하여 실시하였다.
조사대상 시 · 도 응답 참여율
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조사대상 시 · 도 응답 참여율
국회도서관의 협조를 얻어 설문조사지 회신을 독려한 결과, 전국 17개 광역 지방자치단체의회 중 모두 15개 지방의회에서 응답지를 회수하였다. 지방의회 자료실이 자치단체 행정자료실과 통합 운영되고 있는 3개의 지방의회 중 의회자료실 기능과 관련하여 충실히 설문에 응답해 준 광주광역시 의회는 분석대상에 포함하였고, 동일한 운영여건을 이유로 응답지 회신을 기피한 대구광역시 의회와 울산광역시 의회는 공란으로 처리하였다.
조사 문항에 따라서는 응답을 회피하거나 복수응답을 체크한 경우가 있어 참여기관의 수가 차이가 있을 수 있으므로, 응답사항에 대한 분석의 기준은 해당 문항에 응답한 전체기관을 기준으로 비율을 산정하였다. 전국 지방의회 자료실의 운영여건을 확인하려는 당초 조사목적을 분명히 하기 위하여, 문항별 분석표에서는 대구와 울산을 포함하여 17개 지방의회의 응답사항을 표시하되, 문항마다 전체 응답기관 수를 기준으로 전국적 현황을 비교 분석하였다.
설문조사의 내용은, 첫째, 광역 지방의회의 기록물 관리 등에 관한 현행 법규와 조직운영 실태를 점검하는 것, 둘째, 지방의회 기록물의 생산, 관리, 이용 행태 등에 나타나는 실무상의 애로와 문제점을 분석하는 것, 셋째, 지방의회가 필요로 하는 유효한 입법 및 정책정보서비스를 확대하기 위한 현실적인 개선 방안을 점검하는 것으로 구성하였다.
한편 의회자료실의 입법 및 정책정보서비스 현황을 파악하기 위한 설문조사와 함께 광역 지방의회가 운영하는 홈페이지의 메뉴구성과 자치법규의 업무분장 규정에 대한 비교 분석도 실시하였다.
본 연구는 지방의회의 입법정보 공유 협력활동을 추론하기 위한 기초조사로서 17개 광역의회를 대상으로 하는 조사 범위에서 한계를 가지고 있다. 전국 지방의회의 의회정보서비스에 대한 실질적인 현장수요를 확인하고, 광역의회에 비교하여 열악한 여건이 예상되는 기초의회의 입법 및 의정자료 서비스 실태를 정확히 파악하기 위해, 전국 227개 기초 자치단체 지방의회의 자료실 운영 및 기록물관리, 관련 법제 등에 대한 후속연구가 요망된다.
2. 광역 지방의회의 입법 의정자료 발간 및 서비스 운영현황
- 2.1 조사결과
- 2.1.1 의회자료실 전담직원
지방의회 자료실은 지방의회의 입법 및 의정활동에 필요한 정보자료를 수집하여 제공하는 중요한 임무를 수행하는 전문도서관으로 운영인력의 전문성이 요구되는 업무이다.
문항에 응답한 15개 지방의회 중 대부분 기관(11개, 73.3%)이 자료실 운영을 책임지는 전담 직원을 두고 있었지만, 사무처 내 다른 업무와 겸직하는 기관(2개, 6.7%)이나 전담직원을 두고 있지 않는 기관(2개, 6.7%)도 있었다. 전담직원이 없다고 응답한 광주광역시는 시청의 행정자료실에서 의회자료실 기능을 통합한 상태이고, 세종특별자치시는 규모도 작고 2012년 7월 개원하여 아직 조직편제가 미비한 때문으로 추정된다.
의회자료실 전담직원 유무
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의회자료실 전담직원 유무
- 2.1.2 자료실 직원의 사서자격증 유뮤
지방의회의 활발한 자치입법 활동을 지원해야 하는 의회자료실 직원은 입법 및 정책자료의 수집, 정리, 서비스 등에서 체계적인 문헌정보학적 소양을 필요로 하고 있다.
문항에 응답한 15개 의회 중, 자료실을 운영하는 직원이 사서자격증을 구비하였다고 응답한 기관은 10개 기관(66.7%)이었고, 이들은 모두 정사서 자격증을 가지고 있었으며, 자료실 운영직원이 사서자격증이 갖고 있지 못한 기관도 5개(33.3%)나 되었다.
- 2.1.3 의회자료실 소장 자료
지방의회 자료실은 1995년 6월 4대 지방선거(기초의회, 광역의회, 기초단체장, 광역단체장)에 의하여 지방자치가 본격적으로 실시되고 지방의회 의원들의 입법 및 의정활동에 필요한 다양한 정책 및 행정 자료를 수집 서비스하면서 전문적인 입법 전문도서관으로 성장하고 있다.
지방의회 자료실이 본청 행정자료실과 통합되어 운영 중인 대구시, 광주시, 울산시의 지방의회와 소장 정보를 기재하지 않은 전라북도와 세종시 등 모두 5개 의회를 제외하고, 문항에 응답한 12개 의회의 평균 소장규모는 29,708권이었다.
의회자료실이 보유한 단행본은 10개 기관 평균 28,073권, 정기간행물은 10개 기관 평균 434종, 디지털콘텐츠는 6개 기관 평균 3,155건, 기타문서는 4개 기관 평균 4,235건이었다. 의회자료실의 장서가 대부분 단행본 정기간행물 중심의 인쇄자료이고, 디지털콘텐츠 자료의 소장건수는 12개 기관 중 6개 기관이 응답하여 50%에 불과하였다.
의회자료실 직원의 사서자격증 유무
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의회자료실 직원의 사서자격증 유무
의회자료실 소장 자료현황(2012년 12월 현재)
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의회자료실 소장 자료현황(2012년 12월 현재)
- 2.1.4 의회자료실 담당부서
지방의회 의원들의 적극적인 입법 활동을 지원하기 위하여 운영되는 의회자료실은 지방자치단체마다 업무연관성이나 자료실의 역할을 이해하는 수준에 따라 사무처 사무분장 규정을 두고 소관부서를 달리하고 있다.
문항에 응답한 15개 지방의회 중 공보관련 부서에서 관장하는 경우(8개, 53.3%)가 가장 많았고, 나머지는 총무관련 부서가 관장하는 경우(2개, 13.3%)와 의정담당 관련부서가 관장하는 경우(2개, 13.3%), 입법담당 관련부서가 관장하는 경우(2개, 13.3%), 기타 홍보담당관이 관장하는 경우(1개, 6.7%)로 나타났다.
그러나 이러한 응답결과는 사무처 사무분장 규정에서 확인한 결과와 다소 차이가 있는 내용으로, 사무분장규정에서 자료실 운영 관련 사항을 명시하고 있는 의회 12개 중, 자료실운영 사항을 총무담당관의 업무로 규정한 의회가 6개(50%)로 가장 많았고, 나머지 의회는 입법정책 담당관 및 입법담당관(3개, 25%), 공보담당관 및 홍보담당관(2개, 17%), 의정지원 담당(1개, 8%) 등이 담당하는 것으로 확인되었다.
의회 사무처 내 자료실운영 담당부서
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의회 사무처 내 자료실운영 담당부서
사무처 사무분장규정에 따라 의회자료실을 총무담당관이 분장하는 경우가 가장 많았지만, 의회자료실에 근무하는 응답자들은 공보관련 부서를 가장 많이 지적하고 있다. 이는 규정에서는 총무담당관이 분장하고 있더라도 실제 운영은 공보 관련부서에서 업무를 수행하고 있거나, 총무담당관 부서 내에서 공보담당자들이 주로 자료실 업무를 분장하고 있거나, 아니면 담당자들이 사무처 분장규정을 이해하고 있지 못한 경우로 해석할 수 있는데, 앞의 두 가지를 차이의 이유로 보는 것이 타당할 것으로 판단된다.
- 2.1.5 의회자료실 이용실적
지방의회 자료실은 의원들의 입법 및 의정활동을 지원하기 위해 운영되고 있지만, 공공기관에 설치된 도서관의 특성상 해당 자치단체 행정 및 정책에 관심이 많은 주민들에게 개방되어 정보공개 및 정책홍보, 공공정보 접근의 경로로서 적극 활용되는 것이 바람직하다.
의회자료실의 대출실적을 보고한 14개 지방의회의 평균 대출실적은 4,216권이었고, 열람실적을 보고한 13개 지방의회의 평균 열람실적은 7,364명이었다. 지방의회 자료실 대부분이 열람실적에서 외부열람 실적을 포함하고 있지만, 대전시와 세종시는 내부열람 실적만을 밝히고 있고, 광주시와 전라북도, 제주도 등은 내부열람과 외부열람을 구분하지 않고 있었으며, 인천시와 같이 외부인에게 개방하지 않는다고 밝힌 곳도 있었다.
의회자료실 대출 및 이용실적(2012년)
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의회자료실 대출 및 이용실적(2012년)
- 2.1.6 의회자료실 수집보존 대상자료1)
지방의회 자료실은 의원들의 입법 및 의정활동을 지원하기 위하여, 해당 자치단체의 정책현안과 행정사무, 입법의안 등과 관련되는 다양한 입법 · 정책 · 행정자료를 수집 · 보존 · 열람서비스한다. 또한 지방의회의 입법 및 의정활동과정에서 생산되는 각종 기록물과 보고서, 홍보자료 등 자체 발간자료에 대한 체계적인 수집과 보존 열람을 담당하는 기능을 수행한다( 최연주 2006 ).
문항에 응답한 15개 지방의회는 의회간행물(15개, 100%) > 회의록(10개, 66.7%) > 각종 연구보고서(9개, 60.0%) > 의정활동 사진 기사 등 기타자료(5개, 33.3%) > 회의자료(3개, 20.0%) > 의안자료(1개, 6.7%)의 순으로 수집 범위를 밝히고 있다.
의회 자료실은 의회가 자체 발간하는 의회간행물과 회의록, 연구보고서 등을 주로 수집하고, 회의자료와 의안자료에 대한 수집에 소극적인 것으로 비교된다. 의회자료실은 의회사무처에서 의원의 입법 및 의정활동을 소개 홍보할 목적으로 간행하는 의회소식지, 의회보, 의정백서, 의정보고서, 입법주보, 입법동향, 용어해설, 의회안내 등의 의회간행물을 주로 수집하고, 입법 및 의정활동 과정에서 전문적인 연구 분석 토론 의견 수렴 등을 목적으로 작성되는 의원연구보고서, 포럼 및 세미나 자료실, 용역보고서 등의 각종 보고서 수집에도 관심이 높음을 알 수 있다.
의회자료실 수집 및 보존 대상자료
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의회자료실 수집 및 보존 대상자료
- 2.1.7 의회자료실 전용 홈페이지
지방의회는 의원들의 다양한 의정 및 입법 활동을 소개 · 홍보하기 위하여 홈페이지를 운영하고 있다. 홈페이지는 자치의회의 핵심적인 활동기록인 회의록과 의안자료를 중심으로 각종위원회 활동자료, 인터넷 중계, 주민제안 및 건의란 등 주민의 관심이 높고 주민이 직접 확인할 수 있는 다양한 의회기록을 디지털방식으로 인터넷에 공개하고 있다.
홈페이지를 통하여 제공되는 디지털 기록물은 입법 및 의정활동 기록 중 일부이고, 의회자료실에서 수집되는 전문적인 입법 정책 행정자료와 관련 전문DB연계서비스 등을 체계적으로 서비스하기 위한 전용 홈페이지가 필요하다
문항에 응답한 15개 지방의회 중, 의회자료실이 본청 행정자료실과 통합되어 운영되고 있는 광주광역시와 의회개원이 반년밖에 안 되는 세종시만이 홈페이지가 없고 다른 지방의회 자료실은 모두 별도의 홈페이지를 운영하고 있는 것으로 밝히고 있다. 그러나 실제 지방의회에서 운영하는 홈페이지를 점검해 보면, 대구시와 울산시, 전라북도 등이 의회 홈페이지에서 자료실 전용페이지가 확인되지 않았다.
의회자료실 전용 홈페이지 운영 유무
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의회자료실 전용 홈페이지 운영 유무
- 2.1.8 의회자료실 홈페이지 검색서비스에서 의회 발간자료
의회자료실의 검색서비스는 자관이 보유하고 있는 인쇄자료는 물론 연계하여 제공하는 전자자료, 의회사무처에서 간행하는 발간자료 등에 대한 통합검색을 제공함으로써, 의원이나 보좌 관들이 찾으려는 관련 자료의 접근 가능성을 확장하고 고품질의 입법정보를 서비스하기 위한 주요한 요건이다.
대부분 지방의회 자료실이 의회 홈페이지 내 별도 의회자료실 전용 페이지를 두고 자료실 소장 자료에 대한 검색과 외부 웹자료에 대한 연계서비스를 제공하고 있다고 하였지만, 이 문항에 응답한 14개 지방의회 중 6개 기관(42.9%)만이 의회사무처에서 간행하는 자체 발간자료에 대한 목록데이터를 제공하고, 8개 기관(57.1%)은 의회 사무처 발간자료에 대한 목록데이터를 제공하지 않는 것으로 응답하였다.
- 2.1.9 의회자료실 이용이 활발한 외부 전자자원
지방의회의 입법 및 의정활동 공간으로서 홈페이지의 비중이 커지고, 입법자료 입수 경로로서 디지털원문중심의 인터넷 웹자료들에 대한 이용이 점증하고 있다. 의원의 입법 참고자료를 지원하는 의회자료실로서는 인쇄자료 열람위주의 소극적 서비스에서 벗어나 디지털 원문중심의 신속 편리한 웹서비스 비중을 늘리고 풍부한 인터넷자원에 대한 접근을 확대하여 추세에 부응하는 입법서비스로 성장해 나가야 한다.
의회자료실 홈페이지의 발간자료 목록서비스 제공 여부
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의회자료실 홈페이지의 발간자료 목록서비스 제공 여부
의회자료실 이용이 활발한 외부 전자자원
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의회자료실 이용이 활발한 외부 전자자원
문항에 응답한 13개 지방의회는 의회 자료실에서 이용이 활발한 외부 전자자원으로 국회도서관원문DB(11개, 84.6%) > 국립중앙도서관 원문 DB(4개, 30.8%) > KERIS riss4u(3개, 23.1%), KISS 및 DBpia 등 상업DB(3개, 23.1%) > 지역공공 및 대학도서관 제공DB(1개, 7.7%)의 순으로 응답하고 있다.
국회도서관 원문DB에 대한 이용율이 단연 높게 나타났고, KISTI NDSL과 ProQuest 및 Ebsco 등 해외DB에 대한 이용은 없는 것으로 나타났다. 이는 2008년 국회도서관이 실시한 연구에서 국회도서관(9개, 64.3%), 국립중앙도서관(4개, 28.6%), KERIS(1개, 7.1%)로 조사되었던 결과와 동일한 내용으로 의회자료실 내에서 외부 전자자원 이용이 활발하지 않은 것을 보여준다( 홍기용 등 2008 ).
- 2.1.10 의회자료실 관련 조례
지방의회자료실은 사무처 사무분장에 따라 명확히 사무의 소관사항이 규정되어야 하고, 가능하면 의회자료실 운영을 규정하는 별도의 조례를 마련하여 자료실의 임무와 책임사항에 대한 명확한 역할설정이 바람직하다.
의회자료실 관련 조례 유무
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의회자료실 관련 조례 유무
문항에 응답한 15개 지방의회 중 9개 기관(60.0%)이 자료실 운영 관련조례를 두고 있었고, 6개(60.0%)가 관련조례를 두지 않은 것으로 응답하였다. 행정안전부가 운영하는 자치법규정보시스템의 최신 조례정보에 의하면, 전국 17개 지방의회 중 의회자료실 운영관련 별도 조례를 두고 있는 지방의회는 10개(58.8%)로 확인되었다.
자치법규정보시스템의 조회한 내용과 상위한 자치단체로는 서울시와 대구시, 강원도로 확인되고 있다. 서울의 경우 ‘자료실 설치 및 운영규정’이 있음에도 응답자가 모르거나 응답을 빠뜨린 것으로 보이고, 대구시는 사무처 사무분장규정과 자료실운영규정이 명시적으로 실시중임에도 시청의 작은도서관으로 통합되어 의회자료실의 실재 여부가 불분명한 실정이었으며, 강원도는 사무처 사무분장규정에 자료실 관련사무가 보이지 않고 자료실 운영관련 별도 조례도 확인되지 않음에도 의회자료실운영규정을 두고 있다고 응답하였다.
- 2.1.11 의회기록물 관리 관련 조례
지방의회는 기록관리와 관련하여 비교적 법제적 기반이 잘 마련되어 있다. 지방자치법 제72조(회의록)와 동시행령 제57조(지방의회의 회의록 작성 및 보고), 그리고 공공기록물관리에 관한 법률 제19조(기록물의 관리 등)와 공공기관의 정보공개에 관한 법률 제6조(공공기관의 의무) 등이 지방의회의 기록관리 업무에 대한 법제적 근거가 되고 있고, 이에 따라 지방의회마다 의회기록 관리를 규정하는 회의규칙과 회의록 발간 및 보존 등에 관한 규정 등을 제정하여 운영하고 있다.
지방의회 기록관리 관련 조례 유무
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지방의회 기록관리 관련 조례 유무
문항에 응답한 지방의회 13개 기관 중 기록관리 관련 조례가 있다고 응답한 기관이 2개(15.4%)가 있었고, 나머지 11개(84.6%)가 기록관리 관련 조례가 없다고 응답하였다.
전국 지방자치단체의 조례정보를 제공하는 자치법규시스템에서는, 회의록 작성 발간 보존열람 등 사무에 관한 조례를 운영하고 있는 지방의회가 12개(70.6%)나 되는 것으로 확인되고 있다. 응답자들이 기록관리 관련 조례에 대한 이해가 부족하고, 기록관리 관련 내부 업무의 법제적 기반에 대해 관심이 낮은 것을 추정해 볼 수 있다.
- 2.1.12 의회기록물 관리업무 담당부서
지방의회는 의회기록 관리를 규정하는 ‘회의규칙’과 ‘회의록 발간 및 보존 등에 관한 규정’등에 따라 체계적인 기록물 작성과 발간 · 보존 · 열람 업무를 수행하고 있다.
문항에 응답한 12개 지방의회는 기록관리 업무를 담당하는 부서로서 총무 관련부서(5개, 41.7%), 공보 관련부서(2개, 16.7%), 의정담당 관련부서 (2개, 16.7%), 기타부서(2개, 16.7%), 의사담당 관련부서(1개, 8.3%) 순으로 응답하고 있다.
그러나 지방의회의 사무처 사무분장 규정에서는 기록관리 중심 업무라고 할 수 있는 ‘회의록 작성 발간 보존 열람 등에 관한 업무’를 담당하는 부서로는 의사담당관(13개, 76%), 의정담당관(3개, 18%), 입법지원관(1개, 6%)로 확인되어, 조사결과와 많은 차이를 보이고 있다.
이는 지방의회에 따라서 부서 명칭이 의사담당과 의정담당이 혼재되어 사용되고 있고, 또한 의회 사무처의 사무분장 사항에서, ‘문서보안과 공인관리’, ‘각종 의안의 처리와 의결문서의 관리’, ‘각종 회의록의 작성 편집과 발간’, ‘기록물관리’, ‘회의상황 기록정리 및 보관’, ‘회의록 발간 열람사항’ 등 다양한 표현으로 분장사항으로 표현되어 있고, 사무처 내 여러 부서에서 관련 사무들이 혼재되어 있기 때문으로, 사실상 기록관리 업무를 어느 부서가 관장하는가를 판단하기가 애매한 상황으로 판단된다.
의회사무처 기록물 관리업무 담당부서
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의회사무처 기록물 관리업무 담당부서
그러나 이를 감안하더라도, 대부분의 의회기록물이 회의를 통하여 생산되고 의회회의를 관장하는 부서에서 기록관리의 중심적 역할이 기대되고 있는 점을 고려하면, 사무처 사무분장사항과 조사결과의 차이는 확연하게 자료실 담당자들의 기록관리 업무에 대한 낮은 관심과 이해를 표현하는 것으로 해석될 수 있다.
- 2.1.13 의회의 입법 및 의정 기록의 보존부서
지방의회에서 생산되는 입법 및 의정기록은 ‘공공기록물 관리에 관한 법률’에 따라 모든 기록물을 기록관리 기준표에 따라 분류하여 한시적으로 관리 및 폐기하거나, 규정연한에 따라 자체 보존하거나, 기록관에 이관하여 영구 보존하도록 규정하고 있다.
문항에 응답한 14개 지방의회는 의회활동으로 생산되는 의정 및 입법기록의 보존부서로서, 기록물 생산부서(6개, 42.9%), 의회자료실(3개, 21.4%), 기타(2개, 14.3%), 의회기록관(1개, 7.1%), 집행기관 기록관(1개, 7.1%), 입법담당부서(1개, 7.1%)를 지적하고 있다. 의회기록의 대부분이 기록물 생산부서에서 관리 · 보존되고 있으며, 관련 법률에 따라 의회기록관이나 집행기관 기록관에 이관하여 관리 · 보존하는 비중이 낮은 것을 볼 수 있다.
의회기록물 관리에 관한 연구에 따르면, 대부분의 의회기록관이 기록물의 보관 장소로서 공간적인 의미로 쓰이고, 사무처 직원의 잦은 인사이동으로 기록물이 캐비넷에서 방치되거나, 보존연한이 임의로 책정되어 귀중한 의회기록이 폐기되어 버리는 문제점들이 지적되고 있다( 최연주 2006 ).
- 2.1.14 의회 기록물에 대한 정보공개 실적
의회기록물은 ‘공공기관의 정보공개에 관한 법률’에 따라, 모든 공공기관은 국민의 알권리를 보장하고 국민의 참여와 공공행정의 투명성을 확보하기 위하여 공공기관이 보유 관리하는 정보를 공개하도록 규정하고 있다.
문항에 응답한 지방의회 12개 중, 정보공개 실적을 밝히고 있는 의회는 2개 기관(16.7%)에 불과하고, 대부분의 의회(10개, 83.3%)는 정보공개실적이 없다고 밝히고 있다. 이는 지방의회에 대한 정보공개 요구가 미진하거나, 의회자료실이 정보공개 사무와 관련이 낮기 때문으로 볼 수 있는데, 본 사항의 경우는 두 가지가 모두 해당하는 것으로 판단된다.
지방의회 입법 및 의정기록 보존부서
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지방의회 입법 및 의정기록 보존부서
의회기록물에 대한 정보공개 실적(2011년)
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의회기록물에 대한 정보공개 실적(2011년)
- 2.1.15 의회자료실에서 필요한 국회도서관의 지원협력 사업
국회도서관은 국회와 지방의회의 민주적인 입법 활동을 지원하고, 지방의회가 생산하는 입법 및 의정자료에 대한 전국적 공유 활용체제를 구축하는 등, 지방의회 입법 및 정책정보서비스의 품질제고를 위하여 다양한 지원과 협력의 역할이 요망되는 것으로 확인되었다( 조찬식, 김원진 2012 ).
문항에 응답한 14개 지방의회는 의회자료실운영과 기록관리 실무와 관련하여 국회도서관의 지원 협력이 필요한 사업으로, 국회도서관 의회 정보서비스 지원(11개, 78.6%), 전국 지방의회 입법정보통합서비스(8개, 57.1%), 자료실운영 및 기록관리실무 매뉴얼 보급(7개, 50.0%), 자료실운영실무교육(6개, 42.9%), 자료실 및 기록관리 관련 조례(안) 보급(3개, 21.4%), 지방의회 기록관리 기준표(안) 보급(2개, 14.3%)순으로 응답하였다.
따라서 국회도서관의 지방의회 자료실에 대한 협력 사업으로는 1) 국회도서관 의회정보서비스의 지방의회 현장서비스와 2) 전국 지방의회 입법정보통합서비스, 3) 자료실 및 기록관리 실무매뉴얼 보급, 4) 자료실운영자 실무교육 등이 긴요한 것으로 조사되었다.
- 2.1.16 국회도서관의 지방의회 지원협력에서 시급한 현안
지방의회 입법 및 정책정보서비스의 품질제고를 위한 국회도서관의 지방의회 지원 협력 사업과 관련하여 시급한 지원 협력 현안으로는 다음의 사항이 지적되었다.
의회자료실에서 필요한 국회도서관의 지원협력사업
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의회자료실에서 필요한 국회도서관의 지원협력사업
주로 국회도서관의 의회지원서비스를 공유하는 실무상의 애로를 표현하는 사항이 많았다. 서울시 의회는 국회도서관 발송자료의 수신처를 의회자료실로 명기하여 줄 것을, 경기도 의회는 광역의회 네트워크 연결과 커뮤니티 구성, 그리고 국회도서관 입법 및 정책자료 제공을, 충청북도 의회는 의회자료실 실무자 교육과정 제공과 전국 지방의회 의정 및 입법정보 통합 서비스 포탈구축을, 전라북도 의회는 의회자료실 실무교육 실시를, 경상남도 의회는 국회도서관 석박사학위논문 원문열람과 입법자료 원문열람 및 출력서비스를, 경상북도 의회는 원문을 Fax로 받기를, 제주도 의회는 도서대출프로그램 일원화와 의회정보서비스 홍보를, 세종시 의회는 국회자료를 한글형식으로 제공해 줄 것을 각각 요청하였다.
전반적으로 1) 국회도서관의 의회정보서비스를 제공하여 줄 것과, 2) 전국 지방의회 입법의정자료 통합시스템을 구축할 것, 3) 의회자료실 실무자를 위한 교육제공 매뉴얼 보급 등을 지적하고 있으며, 이는 앞 2.15 조사결과와 유사한 결과를 보였다.
국회도서관의 지방의회 지원협력에서 시급한 현안
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- 2.2 조사결과의 시사점
- 2.2.1 의회자료실 운영여건이 지방의회마다 차이가 크다
문항 1번과 2번에 의하면 자료실 운영인력중 다른 업무를 겸직하거나 전담직원이 없는 경우도 4개나 되었고, 자료실의 원만한 운영을 위하여 필요한 사서자격증을 구비하지 못한 의회도 5개나 되었으며, 무엇보다 조사지 회수 과정에서 확인되었듯이 의회자료실이 본청 행정자료실과 통합되어 의회자료실의 실재여부가 불분명한 기관도 3개나 되었다.
문항 3번 소장자료의 규모에서도 서울시(51,101종)나 경기도(56,786종) 등에 비교하여 대전시(10,155종)나 세종시(신설)의 규모가 미진하였고, 특히 문항 5번 대출실적에 있어서는 경기도(10,138권)와 서울시(9,572권)에 비교하여 광주광역시(135권)와 충청북도(160권)의 실적이 월등하게 부진하였으며, 열람실적에 있어서도 서울시(19,173명)와 경기도(7,749명)의 이용이 활발한 반면 세종시(42명)나 경상북도(47명)의 실적이 지나치게 과소한 것으로 비교되었다.
- 2.2.2 의회자료실의 책무를 규정하는 법제적 근거가 미약하다
지방의회자료실은 사무처 사무분장에 따라 사무의 소관사항이 명확히 규정되어야 하고, 의회자료실 운영을 규정하는 별도의 조례를 마련하여 자료실의 책무 사항에 대한 명확한 역할설정이 요망된다.
문항 10번 의회자료실 관련 조례의 유무에 대한 조사결과, 자료실 운영의 책임과 역할을 분명하게 규정하는 법제적 근거로서 자료실운영 규정을 미비한 기관이 6개(40%)나 되어, 입법정보 지원조직으로 의회자료실의 책무가 불분명한 곳이 적지 않았다.
- 2.2.3 기록관리 사무규정에 대한 법제적 인식이 부족하다
문항 11번 의회기록물 관리 관련조례에 대한 조사결과와 문항 12번 의회기록물 관리업무 담당부서에 대한 조사결과에 따르면, 응답자들이 대부분 자료실 운영 담당자들인 때문인지 기록관리 관련 사무의 분장사항이나 관련 조례운영에 대한 응답을 잘못 체크하거나 응답을 회피하는 경우가 많았고, 기록관리 내부규정의 운영실태에 대한 관심과 이해가 매우 부족한 것으로 해석되었다.
자료실 운영자에 대한 사무처 내 기본적인 각종 운영내규에 대한 이해와 특히 기록관리 업무에 대한 업무인식을 제고하는 교육이 필요하고, 지방의회 발간자료의 종합적인 수집 관리 서비스 조직으로서 의회자료실의 주도적 역할과 임무를 주지시킬 필요가 확인되었다.
- 2.2.4 국회도서관의 지방의회 입법정보 서비스에 대한 기대감이 높다
문항 9번 의회자료실에서 이용이 활발한 외부 전자자원에 대한 조사에서는 국회도서관 원문DB서비스 수요(84.6%)가 다른 기관에 비교하여 월등하게 높았다.
문항 15번과 16번 조사결과에서 확인되는 바와 같이, 지방의회에 대한 국회도서관의 지원협력 사업으로는 1) 국회도서관 의회정보서비스의 지방의회 현장서비스와 2) 전국 지방의회 입법정보통합서비스, 3) 자료실 및 기록관리 실무매뉴얼 보급, 4) 자료실운영자 실무교육 등이 긴요한 사업으로 확인되었다.
3. 지방의회 자료수집 및 교류협력 활성화 방안
- 3.1 전국 지방의회 자료실 간 협력조직 구축
전국 광역 지방의회 자료실운영 실태를 조사한 결과, 의회 입법 및 의정활동지원 조직으로서 의회자료실의 기능과 역할이 지방의회마다 편차가 크고 법제화의 수준이 기록관리 업무에 비교하여 미진한 것으로 조사되었다. 의회자료실이 지방의회 입법 활동의 중심조직으로 의연히 기능하기 위해서는, 전국 지방의회의 입법 · 행정 · 정책 관련 자료의 공동이용을 도모하기위한 협력 조직을 결성하고, 의회자료실 서비스 실무를 제고하기 위한 담당자교육프로그램 실시와 국회도서관 입법지식정보DB를 공동 활용하는 방안 등에 대한 검토가 요망된다.
전국 광역(17개) 및 기초(227개) 지방의회 244개를 포함하는 수평적 공유 협력기구로서, ‘전국지방의회자치정보공유협의회(가칭)’를 조직하여, 지방자치단체 시정자료실을 포함하는 실용적인 자치정보 공유조직망으로 확대발전시키고, 지방의회 및 지방정부와 국회도서관의 연대를 강화할 수 있는 협력 방안이 필요하다.
- 3.2 지방의회 디지털 발간자료 중심의 공유협력
지방의회 홈페이지에서의 입법 의정자료 웹서비스 현황에 대한 분석 결과, 지방의회 발간자료의 대부분이 홈페이지를 통해 디지털 방식으로 이용이 가능하였다. 따라서 지방의회 발간자료의 공유 활용체제의 구축은 디지털 방식을 우선하여 추진되는 것이 요망된다. 또한 지방의회 회의록과 의안자료 등은 메타DB를 구축하여 연계하는 방식이 적절하고, 특히 디지털 회색문헌자료의 수집 서비스에 대한 노력이 시급한 것으로 확인된다.
- 3.3 저작권법 및 국회도서관법의 관련조항 정비
지방의회 발간자료 기록물을 포괄적으로 수집보존 및 공동이용에 활용하기 위하여, 현행저작권법과 국회도서관법의 관련 조항에서 다음과 같은 법제적 개선사항이 요망된다.
가. 저작권법의 권리제한의 범위에서 국회와 지방의회의 입법에 긴요한 정보자료에 대한 복제전송을 할 수 있도록 관련 조항을 마련하는 것이 필요하다.
나. 지방의회에 대한 국회도서관의 입법지원 서비스를 보다 적극적으로 추진하기 위해서, ‘국회도서관법’ 제2조(직무)에서 지방의회 입법지원 역할에 대한 내용을 구체적으로 명시하거나, 제2조(직무) 제5항에서 규정하는 대로 ‘국회도서관운영에 관한 규칙’에서 법제적 근거 규정을 두는 것이 필요하다.
다. ‘국회도서관법’ 제6조(전자도서관구축을 위한 자료의 수집)와 제7조(자료의 제공 및 납본)에서 인터넷 상의 지방의회 디지털 간행물을 정기적으로 탐색하고 자동수집하는 웹크롤러와 같은 수집로봇을 이용한 전자적 납본 방식을 검토할 필요가 있다.
라. 국회도서관이 지방의회 발간자료를 수집하여 지방의회 협력망이나 자체의 홈페이지를 통하여 전자적 활용을 촉진하기 위해서는, 사전에 지방의회가 저작권을 가지는 공공저작물의 복제 이용에 대한 양해각서 방식의 저작권 이용허락에 대한 분명한 상호협약이 필요하다.
- 3.4 지방의회 자료실 운영관련 조례의 정비
지방의회 자료실 및 기록관리 관련 조례 운영실태를 검토한 결과, 자료실 운영관련 규정은 기록관리 관련 규정에 비교하여 법제화의 운영수준이 미진하고, 지방의회 사무처 사무분장 사항에서 기록관리 사무와 자료실 사무의 책임범위에 대한 명확한 조정이 필요한 것으로 분석되었다. 의회 사무처 내의 자료실운영과 기록관리 업무의 합리적인 사무분장 모델을 제기하고, 점진적인 개선을 목적으로 지방의회 자료실의 역할과 임무에 대한 적극적인 운영조례모형을 보급하는 것이 요망된다.
- 3.5 지방의회와 국회도서관 통합연계시스템 구축
국회도서관과 지방의회 자료실이 참여하는 ‘지방의회지식정보와 국회법률도서관 통합연계 시스템’을 구축하여, 국회도서관과 개별 지방의 회자료실 시스템 또는 지방의회에서 제공하는 비정형 메타데이터 자료 서비스를 통합 · 분류하여 제공하는 의회 콘텐츠자원의 공동 활용방안이 긴요하다.
통합연계시스템은 지방의회에서 다른 지방의회 소장 자료 또는 나아가 국회도서관의 소장자료에 점진적 접근이 가능하도록 검색연계를 확장하는 방식으로 구축한다( 심경 2008 ). 이 과정에서 국회도서관과 지방의회 간에 통용되는 표준적 방식의 메타데이터 포맷 개발을 병행하고, 마지막 단계 통합연계시스템에서 자료의 검색 이후, 실물자료를 효과적으로 제공하기 위한 서비스 시스템 개발을 수행하는 방식으로 점진적이고 호혜적인 연계(mutual benefit association)방식으로 추진하는 것이 바람직하다.
4. 결 론
지방의회 자료실은 모두 지방의회 의원의 민주적 입법 및 의정활동을 충실히 지원하여 지역사회의 대의제 민주주의와 국리민복을 증진한다는 점에서 공동의 목표를 가지며, 서로의 기능을 제고하기 위한 동반자적 협력이 필요하다. 또한 국회도서관과 지방의회 자료실은 대의민주제의 요체인 의원들의 입법 및 의정활동을 지원한다는 점에서 기본적인 책무를 같이하고, 이로 인해 상호 기능과 역할에서 더없이 긴밀한 협력이 필요한 동반자 관계로 특징된다.
전국 의회자료실의 입법 및 정책정보서비스 활성화 방안을 모색하기 위해, 17개 광역 지방의회 자료실을 대상으로 실시한 운영 실태 조사결과는 다음과 같이 요약되었다.
첫째, 의회자료실 운영인력이 없거나, 대출실적이 연 160권에 불과한 곳도 있는 등, 지방의회 자료실의 운영인력과 자료규모, 이용실적 등에서 지역적 편차가 매우 컸다.
둘째, 자료실 운영의 책임과 역할을 규정하는 사무분장규칙이나 근거조례가 없는 지방의회도 있는 등 의회자료실 운영의 법제적 근거가 취약하였다.
셋째, 서면조사 응답자들이 기록관리 관련 사무분장사항이나 관련 조례를 회피하거나 잘못 체크하는 등, 자료실 담당자들의 기록관리 실무 관련규정에 대한 관심과 이해의 정도가 낮았다.
넷째, 지방의회 자료실의 의정 및 입법 지원기능의 활성화를 위해서 국회도서관 입법정보 서비스의 지방의회 현장서비스에 대한 기대감이 높았다.
따라서 지방의회 자료실의 입법정보서비스 품질을 제고하고 전국 지방의회 자료실 간 자료수집 및 교류협력을 활성화하기 위하여 다음과 같은 개선방안을 검토하였다.
첫째, 전국적인 지방의회 자료실 간 연대와 협력을 강화하기 위한 협력조직의 구축이 필요하다.
둘째, 지방의회 발간자료의 공유 활용체제는 디지털 자원을 우선하여 추진하는 것이 바람직하다.
셋째, 지방의회 발간자료를 포괄적으로 수집, 보존 및 이용하기 위해서는 저작권법과 국회도서관법 등에서 관련조항의 개정이 필요하다.
넷째, 지방의회 자료실 운영의 책무에 대한 사무분장규정과 관련 조례의 정비가 요망된다.
다섯째, 전국 지방의회 자료실과 국회도서관 등을 연계하는 자치정보통합시스템의 구축이 긴요하다.
국회도서관과 지방의회 자료실은 국가 및 지방정부의 대의제 민주주의를 증진하는 입법활동의 기반시설로서 공동의 목표를 제고하기 위한 연대와 협력이 요구된다. 당장은 전국 17개 광역시도의회 입법정보 공유협력체제 구축이 시급한 실정이지만, 장기적으로는 자치입법 활동에서 어려움이 더욱 심각한 238개 기초자치단체의 입법 및 의정 활동을 지원하기 위한 의회 정보서비스 협력체제의 중장기적 추진 전략이 필요하다. 또한 지방의회 의원의 입법 및 의정활동에서 현실적 수요가 높은 자치단체 행정 및 정책정보 구득 채널로서 시정자료실까지 포함하는 전국적 자치정보협력기구의 확대 방안을 실효적으로 구축하려는 노력이 시급하다.
지방의회에서 자체 생산하는 각종의 기록물 및 간행자료를 대상으로, 입법 및 의정활동기록으로서 의미를 가지는 발간자료를 1) 의회간행물, 2) 회의록(영상회의록 포함), 3) 회의자료, 4) 의안자료, 5) 각종보고서, 6) 의정활동 사진 기사 등 기타자료로 수집범위를 구분하였다.
전라북도는 의회 홈페이지의 기본메뉴에서 ‘자료실’이란 서비스가 제공되지만, 이는 법률정보, 의안통계, 의정백서, 정보공개, 홍보영상, 사이버홍보관 등을 연계하거나 소개하는 페이지로서, 의회자료실 소장자료 검색을 제공하는 전용홈페이지로 보기 어려운 점이 있다.
제주도 의회자료실은 차지도의 모든 행정기관에서 생산되는 발간자료를 수집하여 의정활동에 서비스하는 ‘정책 자료센터’의 명칭으로 운영되고 있으며, 별도의 운영조례를 두고 사무처장이 센터장을 맡고 있다.
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